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/ DS-CD ROM 2 1993 August / DS CD-ROM 2.Ausgabe (August 1993).iso / geschaef / ds0093 / handbuch.doc < prev    next >
Text File  |  1993-06-30  |  143KB  |  3,334 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                            ─────────────────────
  5.                                 TOP-FAKTURA
  6.                            ─────────────────────
  7.  
  8.                                 Version 2.0
  9.  
  10.  
  11.                   (c) 1990-1993  A. KLEINE Softwaresysteme
  12.  
  13.                            Willebadessener Weg 26
  14.                                33100 Paderborn
  15.                     Tel. 05251-640905   Fax 05251-640906
  16.  
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.   Einleitung
  23.   ══════════
  24.  
  25.  
  26.        Angeblich  soll es ja Betriebe geben, die Ihre  Rechnungen
  27.        immer  noch  mit  Hand  oder  Schreibmaschine   schreiben.
  28.        Dabei  bieten  wir  mit TOP-FAKTURA  ein  preiswertes  und
  29.        leistungsfähiges  Fakturierungsprogramm,  das  neben   dem
  30.        einfachen     Rechnungsdruck    noch     viele     weitere
  31.        Erleichterungen   mit   sich   bringt,   z.B.    Adressen-
  32.        /Artikelverwaltung,  automatische Bestandführung,  offene-
  33.        Posten-Verwaltung, Mahnungsdruck, Umsatzübersicht uvm.
  34.  
  35.        TOP-FAKTURA   ist   ein   professionelles   Fakturierungs-
  36.        Programmpaket  der  oberen  Leistungsklasse  und  arbeitet
  37.        praxiserprobt  in  kleinen  und  mittleren  Betrieben,  im
  38.        Einzel- und Großhandel und dem Dienstleistungsgewerbe.
  39.  
  40.        Eine    komfortable    und   moderne    Menüführung    mit
  41.        Pulldownmenüs, Auswahlboxen und Fenstertechnik  garantiert
  42.        für  eine minimale Einarbeitungszeit und für eine einfache
  43.        Bedienung.  Das Programm ist also auch besonders  gut  für
  44.        Anfänger geeignet.
  45.  
  46.        Mit TOP-FAKTURA können Sie
  47.        - schnell  und  komfortabel Ihre Kunden, Lieferanten  und
  48.          Artikel verwalten
  49.        - komfortabel  Brutto- und Nettopreise kalkulieren
  50.        - Aufträge   erstellen,   bearbeiten,   ausdrucken   und
  51.          auswerten
  52.        - Zahlscheine,    Paketkarten   und   Lastschriftträger
  53.          bedrucken
  54.        - offene Posten kontrollieren
  55.        - automatisch Mahnungen drucken
  56.        - Ihren Umsatz kontrollieren
  57.        - Serienbriefe schreiben
  58.        und  vieles  mehr; sehen Sie hierzu auch unter  dem  Punkt
  59.        "Leistungsüberblick"
  60.  
  61.        TOP-FAKTURA     bietet    Ihnen    außerdem     zahlreiche
  62.        Auswertungen,  die Sie bei konventioneller Betriebsführung
  63.        ohne EDV-Einsatz nur schwer erhalten können.
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.   Installation
  69.   ════════════
  70.  
  71.  
  72.   Systemvorraussetzungen
  73.  
  74.        TOP-FAKTURA  läuft  auf IBM-kompatiblen  Personalcomputern
  75.        mit
  76.        -freier Hauptspeicherkapazität von mind. ca. 560 KBytes,
  77.        -Festplatte
  78.        -Drucker   (Nadel-,   Tinten-  und   Laserdrucker   werden
  79.        unterstützt)
  80.        -beliebiger  Grafikkarte  (da  TOP-FAKTURA   im  Textmodus
  81.        arbeitet)
  82.        -Betriebssystem DOS ab Version 3.3
  83.  
  84.  
  85.   Systemempfehlung
  86.   
  87.        -386'er PC mit einer schnelle Festplatte
  88.        -Arbeitsspeicherkapazität von 2 MByte, mind. 580 KBytes
  89.         freier Hauptspeicher
  90.        -MS-DOS ab Version 5.0
  91.  
  92.  
  93.   Sicherheitskopie anlegen
  94.  
  95.        Zu  Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie eine Kopie  Ihrer
  96.        Originaldisketten  anlegen! Hierzu starten  Sie  z.B.  das
  97.        DOS-Programm  DiskCopy durch die Eingabe von "Diskcopy  a:
  98.        b:"   [Enter], legen die TOP-FAKTURA Diskette in  Laufwerk
  99.        A und folgen den Anweisungen des Programms.
  100.  
  101.  
  102.   Installieren
  103.  
  104.        Vor  dem  Installieren  sollten Sie eine  Sicherheitskopie
  105.        Ihrer Originaldisketten anlegen! Die Installation von TOP-
  106.        FAKTURA    wird   automatisch   durchgeführt.   Bei    der
  107.        Installation    wird    auf    Ihrer    Festplatte     ein
  108.        Unterverzeichnis  mit  dem  Namen  TOPFAKT  angelegt.   In
  109.        dieses  Verzeichnis werden die Programmdateien  durch  die
  110.        Installation kopiert.
  111.  
  112.        Zum  Installieren verlassen Sie bitte das auf dem  Rechner
  113.        laufende    Anwendungsprogramm   und    gehen    in    das
  114.        Betriebssystem DOS. Legen Sie die TOP-FAKTURA Diskette  in
  115.        Laufwerk  A  ein. Anschließend geben Sie bitte  "A:"  ein.
  116.        Nach   Bestätigung  mit  der  Enter-Taste  sehen  Sie   am
  117.        Bildschirm die Anzeige A: oder A:\.
  118.  
  119.        Wenn  Sie  jetzt "Install C" eingeben und die  Enter-Taste
  120.        drücken,  wird die Software automatisch auf der Festplatte
  121.        C  in  das  Verzeichnis \TOPFAKT installiert. Im  weiteren
  122.        Verlauf folgen Sie bitte den Bildschirmanweisungen.
  123.  
  124.        Einträge in der "CONFIG.SYS":
  125.  
  126.        Damit  TOP-FAKTURA gestartet werden kann, muß in der  DOS-
  127.        Betriebssystemdatei   "CONFIG.SYS"   (befindet   sich   im
  128.        Hauptverzeichnis Ihrer Festplatte) der Eintrag
  129.  
  130.        "FILES=50"
  131.  
  132.        oder  höher  (größer  50)  stehen.  Bei  der  Installation
  133.        prüft  TOP-FAKTURA,  ob  der  Eintrag  korrekt  ist.  Wenn
  134.        nicht,  wird  er  automatisch  korrigiert.  Nachdem   TOP-
  135.        FAKTURA  ggfs.  die  obige Änderung in  der  "CONFIG.SYS"-
  136.        Datei  durchgeführt  hat, muß der  Rechner  neu  gestartet
  137.        werden, damit die Änderung aktiv wird.
  138.  
  139.        Bitte beachten!
  140.        Folgenden  Punkt  sollten Sie in Ihrem  eigenen  Interesse
  141.        beachten:  Wenn  Sie TOP-FAKTURA gestartet haben,  beenden
  142.        Sie   das  Programm  bitte  nur  durch  die  entsprechende
  143.        Menüfunktion.
  144.        Sollten Sie dies nicht tun (und z.B. Ihren Computer  immer
  145.        dann  ausschalten,  während  TOP-FAKTURA  noch  aufgerufen
  146.        ist),  besteht die Gefahr, daß die Dateien, in  denen  die
  147.        Kunden,  Artikel,  Aufträge, offenen Posten  usw.  stehen,
  148.        nicht  ordnungsgemäß  geschlossen  werden,  und  Sie   den
  149.        Verlust Ihrer geänderten Daten riskieren.
  150.  
  151.  
  152.   Programmaufruf
  153.  
  154.        Zunächst   müssen   Sie  unter  DOS  in  das   Verzeichnis
  155.        wechseln, in das TOP-FAKTURA installiert wurde.
  156.        Da  das  Programm automatisch in das Verzeichnis "TOPFAKT"
  157.        kopiert  wird,  wechseln  Sie  bitte  hierhin  durch   die
  158.        Eingabe von
  159.  
  160.         "CD \TOPFAKT"
  161.  
  162.         Anschließend starten Sie das Programm durch Eingabe von
  163.  
  164.        "TOPFAKT" .
  165.  
  166.  
  167.   Datensicherung
  168.  
  169.        Fertigen  Sie  von  Zeit zu Zeit eine  Datensicherung  an,
  170.        auch  wenn  es mehr oder weniger lästig erscheint.  Sollte
  171.        nämlich  ein Datenverlust eintreten, oder Ihre  Festplatte
  172.        zerstört  werden,  werden Sie für  die  gesicherten  Daten
  173.        dankbar sein!
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.   Leistungsüberblick
  179.   ══════════════════
  180.  
  181.  
  182.   Adressenverwaltung
  183.  
  184.        -Adressen und Kundendaten verwalten, neu eingeben,
  185.        ändern, löschen, suchen
  186.        -individuelle Vorgaben für Rabatt, Skonti, Zahlungs- und
  187.        Mahnfristen, Mahnsperre, Netto-/ Bruttofakturierung,
  188.        Vertreter und Zahlungsbedingungen
  189.        -Schnellübersicht/-Auswahl durch Kurzliste
  190.        -bei Auftragsanlage werden neue Kunden automatisch in die
  191.        Adressenverwaltung mit aufgenommen
  192.        -alle Rechnungen, offene Posten und Zahlungen eines
  193.        Kunden können angezeigt werden
  194.        -die gesamten monatlichen Umsatzzahlen (jeden Jahres)
  195.        sind abrufbereit
  196.        -Führung des Umsatzes jedes einzelnen Kunden
  197.        -Sortierung und Filter nach unterschiedlichen Kriterien
  198.        -Ausgabe von Karteikarten, Adressenlisten, Umsatzlisten,
  199.        Adressenetiketten von allen oder angewählten Kunden
  200.        -Übergabe der Adreßdaten an externe Textverarbeitung
  201.        (z.B. für Serienbriefe)
  202.        -Serienbriefdruck mittels eingebauter Textverarbeitung
  203.  
  204.   Lagerverwaltung
  205.  
  206.        -Artikeldaten verwalten, neu eingeben, ändern, löschen,
  207.        suchen
  208.        -Schnellübersicht/-Auswahl durch Kurzliste
  209.        -Artikel-/Leistungstext kann beliebig lang sein
  210.        -speicherbar sind u.a.: Artikelnummer, Bezeichnung,
  211.        Gruppe, Schlüssel, EkPr., Zuschlagfaktor in %, Netto-
  212.        /Bruttoverkauf, Steuersatz, Lieferant, Provision,
  213.        Bestand, Mindestbestand, Bestellmenge, Zusatztext
  214.        -Bestand, Gesamtabgang und Umsatz werden bei Lieferschein-
  215.        /Rechnungsschreibung automatisch mitgeführt/aufkummuliert
  216.        -Artikel kann für Rabatt gesperrt werden
  217.        -komfortable Kalkulation von Artikelpreisen durch
  218.        automatische Neukalkulation während der Eingabe
  219.        -Globale Preiskalkulation für prozentualen oder festen
  220.        Auf-/Abschlag über alle Artikel
  221.        -neue Artikel können bei Auftragsanlage automatisch in
  222.        die Lagerverwaltung übernommen werden.
  223.        -Ausgabe von Artikelliste, Inventurliste, Preisliste
  224.        mit/ohne Ek.Preis, Bestellvorschlagsliste, Umsatzliste
  225.  
  226.   Auftragseingabe/ Auftragsverwaltung
  227.  
  228.        -Auftrag eingeben, verwalten, ändern, löschen, suchen,
  229.        drucken
  230.        -Schnellübersicht/-Auswahl durch Kurzliste
  231.        -Schnellster Zugriff auf alle Aufträge: ohne sich durch
  232.         -zig Menüs durcharbeiten zu müssen, können Sie unter
  233.        einer Menüoberfläche durch die Aufträge blättern, neue
  234.        Aufträge anlegen, ändern, löschen, kopieren, drucken..
  235.        -alle Auftragsdaten auf einer Bildschirmseite:
  236.         Auftragnummer, Kunde, Auftragskopf, Auftragspositionen,
  237.        Auftragssumme
  238.        -frei editierbare Kopf-/Fußtexte
  239.        -beliebig viele Auftragspositionen möglich
  240.        -Positionen können jederzeit neu hinzugefügt, gelöscht
  241.        und geändert werden
  242.        -auch lange Textpositionen (ohne Menge/Preis) sind
  243.        möglich
  244.        -Aufträge können in Stapeldatei aufgenommen werden und so
  245.        z.B. am Ende einer Arbeitssitzung auf einmal ausgedruckt
  246.        werden
  247.        -Ausgabe einer Auftragsliste/Rechnungsjournal
  248.        -Übernahme der Adressen/Artikel aus Adressen-
  249.        /Lagerverwaltung
  250.        -in der Adressen-/Lagerverwaltung nicht vorhandene
  251.        Adressen/Artikel können bei Auftragsanlage neu angelegt
  252.        werden
  253.        -Aufruf der Adressen-/Artikelliste während der
  254.        Bearbeitung
  255.        -automatische Numerierung der Aufträge und der
  256.        Auftragspositionen
  257.        -Drucken von Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein,
  258.        Gutschrift, Rechnung
  259.        -übersichtliche, ausführliche und professionelle
  260.        Gestaltung der Auftragsformulare
  261.        -Druck von Überweisungsträgern, Zahlscheinen,
  262.        Paketkarten, Adressenetiketten und Vertreterabrechnungen
  263.        aus den Auftragsdaten
  264.  
  265.   Offene Posten/Zahlungsverkehr
  266.  
  267.        -komfortable Offene-Posten-Verwaltung:
  268.         hier können  offene Rechnungsbeträge überschaubar
  269.        verwaltet und kontrolliert werden
  270.        -Kurzübersicht der offenen Rechnungsbeträge am Bildschirm
  271.        -Verbuchen von Zahlungseingängen (auch Teilbeträgen) auf
  272.        Rechnung
  273.        -Rechnungsbetrag manuell hinzufügen, gutschreiben,
  274.        löschen oder stornieren
  275.        -Ausdruck einer Offenen-Posten-Liste
  276.  
  277.   Umsatzstatistik
  278.  
  279.        -die monatlichen Umsätze können als Grafik auf dem
  280.        Bildschirm ausgegeben werden
  281.        -Aufkummulieren des Umsatzes eines Monats und des
  282.        gesamten Jahres
  283.        -Berechnung des Umsatzdurchschnittes
  284.  
  285.   Mahnungswesen
  286.  
  287.        -Mahnsystem mit maximal fünf Stufen
  288.        -wahlweise voll-/halbautomatischer Mahndruck
  289.        -fällige Mahnungen anzeigen und ausdrucken
  290.        -wahlweise Standard- oder Individualtext ausdruckbar
  291.        -professionelles Mahnsystem: beim Mahnungsdruck werden
  292.        Mahnungen eines Kunden gesammelt und zu einer Mahnung
  293.        zusammengefaßt. So ist sichergestellt, daß ein Kunde  bei
  294.        mehreren fälligen offenen Rechnungen nicht für jede
  295.        Rechnung eine einzelne Mahnung bekommt
  296.        -Übergabe von Mahnungsdaten an externe Textverarbeitung
  297.        -Standard-Mahntext für alle Mahnungen frei definierbar
  298.        -Mahnsperre für einzelne Kunden
  299.        -für jede der fünf Mahnstufen lassen sich die Mahntitel,
  300.        Mahngebühren und zehnzeilige Mahntexte frei eingeben, die
  301.        beim Mahnungsdruck ausgegeben werden
  302.  
  303.   Druckeransteuerung
  304.  
  305.        -Ansteuerung von bis zu vier Druckern gleichzeitig
  306.        -definierte Druckertreiber wählbar
  307.        -selbstdefinierbare Druckeransteuerung möglich
  308.        -Laserdrucker werden unterstützt
  309.  
  310.   Textverarbeitung
  311.  
  312.        -Texte beliebigen Umfangs erstellen und bearbeiten
  313.        -Textblöcke kopieren, löschen, verschieben, formatieren,
  314.        umrahmen etc.
  315.        -mehrere Schriftgrößen und Attribute werden unterstützt
  316.        -Serienbriefdruck auf Basis der Adressenverwaltung
  317.        -Nachbearbeiten von Programmausdrucken
  318.  
  319.   Formular- und Listengenerator
  320.  
  321.        -alle Ausdrucke des Programms lassen sich frei anpassen
  322.        -die Ausdrucke werden in Textdateien definiert, die mit
  323.        der eingebauten Textverarbeitung bearbeitet werden
  324.        können.
  325.        -Ausdrucke können auf den Bildschirm umgelenkt und
  326.        anschließend in der Textverarbeitung weiterbearbeitet
  327.        werden
  328.  
  329.   Außerdem
  330.  
  331.        -Notizzettel:  kann jederzeit aufgerufen werden, um
  332.        beliebige Texte und Bemerkungen festzuhalten
  333.        -Taschenrechner: jederzeit abrufbereit, kann umfangreiche
  334.        Berechnungen durchführen und das Ergebnis an das
  335.        Eingabefeld, aus dem der Taschenrechner aufgerufen wurde,
  336.        zurückgeben
  337.        -Kalender
  338.        -Dateireorganisation, Datensicherung auf Diskette und
  339.        zurück für optimalen Eingabeschutz
  340.  
  341.   Datenmengen
  342.  
  343.         Die Anzahl der maximal speicherbaren Kunden, Artikel,
  344.        Aufträge, Positionen usw. ist so gut wie unbegrenzt: je
  345.        maximal eine Milliarde (wenn genug Plattenspeicher
  346.        vorhanden ist) sind möglich.
  347.  
  348.  
  349.  
  350.  
  351.   Benutzerführung
  352.   ═══════════════
  353.  
  354.  
  355.   Bildschirmaufbau
  356.  
  357.        TOP-FAKTURA     besitzt    eine    moderne    einheitliche
  358.        Menüstruktur und Benutzerführung. So befindet sich in  der
  359.        ersten   Bildschirmzeile  immer   der   Titel   bzw.   die
  360.        Kurzbeschreibung  des  Programmteils,  in  dem  Sie   sich
  361.        momentan befinden.
  362.        Unter  dieser Überschrift ist eine waagerechte Menüleiste.
  363.        Die  darin  enthaltenen Menüpunkte können  Sie  durch  die
  364.        rechts-/links-Pfeiltasten   anwählen.   Wenn   sie   einen
  365.        Menüpunkt  mit  der  Enter-Taste  bestätigen,   wird   die
  366.        Programmfunktion,  die Sie ausgewählt  haben,  ausgeführt.
  367.        Ein     Menüpunkt    kann   auch   durch    Drücken    des
  368.        hervorgehobenen Buchstabens angewählt werden.
  369.        Unter   einigen   Menüpunkten   befinden   sich   außerdem
  370.        Pulldownmenüs,   in   denen  Sie  mit  den   hoch-/runter-
  371.        Pfeiltasten auswählen.
  372.        Am  unteren  Bildschirmrand stehen  zwei  Bildschirmzeilen
  373.        für den Dialog und Informationstexte zur Verfügung.
  374.  
  375.  
  376.   Eingabemodus
  377.  
  378.        Im   Eingabemodus   werden  Daten  in  dafür   vorgesehene
  379.        Eingabefelder  eingetragen.  Meist  sind  gleich   mehrere
  380.        Felder zur Eingabe geöffnet. In diesem Fall kann man  auch
  381.        von einem Formular sprechen, das ausfüllt wird.
  382.        Wenn   Sie  z.B.  in  der  Kundenverwaltung  einen  Kunden
  383.        angewählt  haben, und "Ändern" wählen, befinden  Sie  sich
  384.        anschließend im Eingabemodus.
  385.  
  386.        Während   Der  Dateneingabe  stehen  Ihnen  u.a.  folgende
  387.        Tasten zur Verfügung:
  388.  
  389.        [Enter]
  390.        Die  Enter-Taste (auch Return-Taste genannt)  beendet  die
  391.        Eingabe  des aktuellen Feldes, der Cursor springt  in  das
  392.        folgende Eingabefeld der Maske/des Formulars.
  393.  
  394.        [Bild nach unten]
  395.        Die  [Bild  nach unten]-Taste beendet die Eingabe  in  der
  396.        Maske  und  speichert die eingegebenen  Daten.  Es  müssen
  397.        nicht alle Eingabe-Felder mit Daten gefüllt werden.
  398.  
  399.        [Pfeil hoch]
  400.        Durch   drücken  dieser  Pfeil-Taste  gelangen   Sie   ein
  401.        Eingabefeld nach oben.
  402.  
  403.        [Pfeil runter]
  404.        Das   aktuelle  Eingabefeld  wird  verlassen  und  in  das
  405.        nächste gesprungen.
  406.  
  407.        [ -> ]
  408.        Bewegt   den  Cursor  im  Eingabefeld  ein  Zeichen   nach
  409.        rechts.
  410.  
  411.        [ <- ]
  412.        Bewegt den Cursor nach links.
  413.  
  414.        [Escape]
  415.        Die   Escape-Taste  macht  die  Änderungen  des  aktuellen
  416.        Eingabefeldes  rückgängig, die Sie gemacht haben,  seitdem
  417.        Sie  sich  im Eingabemodus dieses Feldes befinden.  Escape
  418.        beendet  außerdem die  Eingabe. In der Regel gelangen  Sie
  419.        mit Escape dann wieder in den Befehlsmodus.
  420.  
  421.   Befehlsmodus
  422.  
  423.        Im   Befehlsmodus   wählt   der   Benutzer   aus,   welche
  424.        Programmfunktion  als  nächstes  ausgeführt  werden  soll.
  425.        Dies  erfolgt  meist mittels eines Menüs, in  dem  mehrere
  426.        Möglichkeiten  angeboten werden, und in dem  der  Benutzer
  427.        eine Option auswählt.
  428.  
  429.        Tastenbelegung im Befehlsmodus:
  430.  
  431.        [Pfeiltasten]
  432.        Mit   den   Pfeiltasten  kann  der  gewünschte   Menüpunkt
  433.        angewählt werden.
  434.  
  435.        [Enter]
  436.        Mit  Enter  wird  der  aktuelle, hervorgehobene  Menüpunkt
  437.        ausgewählt, und die gewählte Programmfunktion ausgeführt.
  438.  
  439.        [Escape]
  440.        Mit  der  Escape-Taste beenden Sie das aktuelle  Menü  und
  441.        kehren in das Vormenü zurück.
  442.  
  443.  
  444.   Das Hauptmenü
  445.  
  446.  
  447.        Vom  Hauptmenü aus können Sie die Programmodule  Adressen,
  448.        Artikel,  Aufträge, Zahlungsverkehr, Einstellungen,  Texte
  449.        und  Sonstiges  aufrufen. Wenn Sie die  Adressen-,  Lager-
  450.        oder  Auftragsverwaltung aufrufen möchten, wählen Sie  den
  451.        entsprechenden  Menüpunkt  mit  den  Cursortasten  an  und
  452.        rufen ihn mit der Enter-Taste auf.
  453.  
  454.        TOP-FAKTURA   kann  im  Hauptmenü  mit  der   Escape-Taste
  455.        beendet werden.
  456.  
  457.        Der   Menüpunkt  <Zahlungsverkehr>  unterteilt  sich   in:
  458.        Offene-Posten-Verwaltung,        Mahnungswesen         und
  459.        Umsatzstatistik.
  460.        Im  Menü <Einstellungen> können individuelle Einstellungen
  461.        und  Eingaben  vorgenommen werden. Diese unterteilen  sich
  462.        in  Benutzer/Firmendaten, System/Programmeinstellungen und
  463.        die  Druckersteuerung.
  464.        Aus   dem  Menü  <Texte>  wird  in  die  Textverarbeitung,
  465.        Textbausteine  oder die Mahnungstexteingabe verzweigt.  In
  466.        dem  Menü  <Sonst> können Sie einen Taschenrechner,  einen
  467.        Notizzettel  und  einen  Kalender  aufrufen,   die   Ihnen
  468.        jederzeit im Programm unter der Tastenkombination  Alt-F7,
  469.        Alt-F8  bzw. Alt-F9 zur Verfügung stehen. Im Menü  <Sonst>
  470.        kann  außerdem  eine  Datensicherung  und  -reorganisation
  471.        aufgerufen werden.
  472.  
  473.  
  474.   Die Untermenüs
  475.  
  476.  
  477.        Die  Programmodule  Adressen-, Lager-,  Auftragsverwaltung
  478.        und    die    Offene-Posten-Liste    sind    nach    einem
  479.        Karteikartenprinzip aufgebaut. D.h. die  Daten  werden  in
  480.        einer  Art  elektronischem  Karteikasten  gespeichert  und
  481.        verwaltet.  Die  Daten  für eine bestimmte  Aufgabe  (z.B.
  482.        Lagerverwaltung,   Auftragsverwaltung)   werden   in   ein
  483.        Formular (Karteikarte) eingegeben und verwaltet.
  484.        In    den   angesprochenen   Programm-Modulen   ist    der
  485.        Programmaufbau   und  die  Menüführung   fast   vollkommen
  486.        identisch,  so  daß die Einarbeitungszeit minimiert  wird.
  487.        Außerdem  ist  die Menüführung so angelegt,  daß  Sie  als
  488.        Benutzer  in möglichst kurzer Zeit ohne viele Tastendrücke
  489.        Ihre Arbeit erledigen können.
  490.  
  491.  
  492.  
  493.  
  494.   Beschreibung der Menüpunkte am Beispiel der Adressenverwaltung
  495.   ══════════════════════════════════════════════════════════════
  496.  
  497.  
  498.        Die  Bedienung  der  einzelnen  TOP-FAKTURA  Programmteile
  499.        soll   am  Beispiel  der  Adressenverwaltung  verdeutlicht
  500.        werden.
  501.  
  502.        Um  in  die  Adressenverwaltung zu  gelangen,  wählen  Sie
  503.        bitte   im   Hauptmenü   den  Menüpunkt   <Adressen>   und
  504.        bestätigen  ihn  mit Enter. Auf dem Bildschirm  sehen  Sie
  505.        dann die Adressenmaske.
  506.  
  507.        Unter  der Überschrift "Adressenverwaltung" befindet  sich
  508.        in  der  zweiten  Bildschirmzeile die  Menüzeile  mit  den
  509.        Punkten  <, >, Anfang, Ende, Neu, Ändern, Löschen, Suchen,
  510.        Liste,  Drucken  etc. Unter der Menüzeile  werden  in  der
  511.        Bildschirmmitte   die   Daten  einer   einzelnen   Adresse
  512.        angezeigt.  Die  untersten beiden Bildschirmzeilen  dienen
  513.        zum Programmdialog mit dem Benutzer.
  514.        Die  Menüpunkte der Menüleiste werden mit den  Pfeiltasten
  515.        ausgewählt  und  nach Drücken der Enter-Taste  ausgeführt.
  516.        Die  Auswahl  kann auch durch Drücken des  hervorgehobenen
  517.        Buchstabens    (meist    der    Anfangsbuchstabe     eines
  518.        Menüpunktes) abgekürzt werden.
  519.  
  520.  
  521.        <, >, Anfang, Ende
  522.        Diese    Befehle   dienen   zum   Blättern    durch    die
  523.        Adressendatei. Mit < wird eine Adresse weiter  geblättert,
  524.        also  die Daten der nächsten Adresse angezeigt. Mit > wird
  525.        dementsprechend eine Adresse zurück geblättert.
  526.        Mit  diesen  beiden  Befehlen ist es  möglich,  durch  die
  527.        gesamte  Adressenkartei  zu  blättern.  Zusätzlich  können
  528.        auch  die  hoch/runter-Pfeiltasten  zum  Blättern  benutzt
  529.        werden.   Diese  beiden  Pfeiltasten  haben  die   gleiche
  530.        Wirkung wie die < >-Befehle.
  531.        Durch  Anwahl des Menüpunktes <Anfang> wird an den  Anfang
  532.        der   Adressenkartei  gesprungen;  die  Daten  der  ersten
  533.        Adresse  werden  angezeigt. Mit <Ende> wird  an  das  Ende
  534.        gesprungen.
  535.  
  536.  
  537.        Neu
  538.        Durch  Anwahl  von  <Neu> kann eine neue Adresse  angelegt
  539.        und eingegeben werden.
  540.        Hierzu  wird  das  Adressenformular geleert,  anschließend
  541.        können  die  Daten  der neuen Adresse in  die  unterlegten
  542.        Felder  eingegeben werden. Nach Beenden der Eingabe  (z.B.
  543.        mit    der   Taste   [Bild  runter])  werden   die   Daten
  544.        automatisch  gespeichert  und  anschließend  wird  in  die
  545.        Menüzeile  zurückgekehrt. Wenn  Sie  z.B.  mehrere  Kunden
  546.        hintereinander  neu  eingeben  möchten,  müssen  Sie   nur
  547.        erneut   [Enter]   drücken,  um  eine  weitere   Neuanlage
  548.        durchzuführen.
  549.  
  550.  
  551.        Ändern
  552.        Hiermit   wird  in  den  Eingabemodus  für   die   aktuell
  553.        angewählte  Adresse verzweigt. D.h. Sie können  die  Daten
  554.        der  angewählten Adresse ändern oder neu hinzufügen.  Nach
  555.        Beenden  der  Eingabe kehrt das Programm in die  Menüzeile
  556.        zurück.
  557.  
  558.  
  559.        Löschen
  560.        Durch   Anwahl   von   <Löschen>   kann   der   angezeigte
  561.        Datensatz/der aktuelle Kunde komplett aus der  Kundendatei
  562.        gelöscht werden.
  563.        Bevor  die  Adresse  wirklich  gelöscht  wird,  fragt  das
  564.        Programm  zur  Sicherheit noch einmal  nach,  ob  wirklich
  565.        gelöscht werden soll. Durch Bestätigen der Frage wird  die
  566.        Adresse  gelöscht  und ist nicht mehr in  der  Kundendatei
  567.        vorhanden.  Das  Löschen  ist  nicht  mehr  rückgängig  zu
  568.        machen.
  569.  
  570.  
  571.        Suchen über alles
  572.        Bei  der  Schnellsuche kann nach der Nummer oder nach  dem
  573.        Nachnamen+Vornamen  gesucht  werden.  Nach   erfolgreicher
  574.        Suche   sind   die   Datensätze  anschließend   nach   dem
  575.        Suchkriterium sortiert und der erste gefundene  Satz  wird
  576.        angezeigt.
  577.  
  578.        Bei  der Suche nach dem Nachnamen reicht es, wenn Sie  nur
  579.        einen  Teil  des  Namen  eingeben. Wenn  z.B.  'Beiersdorf
  580.        Klimatechnik GmbH&Co KG' gesucht werden soll,  reicht  es,
  581.        z.B.  'Beiersd'  einzugeben. TOP-FAKTURA  sucht  dann  der
  582.        ersten  Adresse, deren Name mit 'Beiersd'  anfängt.  Falls
  583.        mehrere  Adressen,  die mit 'Beiersd'  beginnen,  gefunden
  584.        wurden, wird die Liste aufgerufen.
  585.        Beachten  Sie, daß bei der Schnellsuche nicht  nach  einem
  586.        Teilstück vom Ende des Nachnamens gesucht werden kann.
  587.  
  588.        Eine  Suche nach Vornamen ohne Eingabe des Nachnamens  ist
  589.        nicht    möglich    und   auch   nicht   sinnvoll.    Eine
  590.        umfangreichere  Suche  bietet Ihnen der  Menüpunkt  <Suche
  591.        über alles>.
  592.  
  593.        Suche über alles
  594.        Bei  der  "Suche  über alles" wird ein zu  suchender  Text
  595.        eingegeben.   Anschließend  durchsucht  TOP-FAKTURA   alle
  596.        Adressen  in  der gewählten Sortierreihenfolge,  bis  eine
  597.        Adresse  mit dem entsprechenden zu suchenden Text gefunden
  598.        wird.   Bei   der   Suche  wird  eine  Art   Volltextsuche
  599.        durchgeführt,  d.h.  es  wird in allen  wichtigen  Feldern
  600.        gesucht, also Vorname, Nachname, Name2, Straße, Plz,  Ort,
  601.        Telefon  und  Bemerkung. Deshalb dauert die  Suche  länger
  602.        als die Schnellsuche.
  603.  
  604.        Außerdem  können  Sie sich alle Adressen anzeigen  lassen,
  605.        bei denen der eingegebene Suchtext gefunden wurde.
  606.  
  607.        Liste
  608.        Bei  Anwahl  von  <Liste>  wird  eine  Kurzübersicht  über
  609.        mehrere  Datensätze/Kunden  aufgerufen.  Diese  zeigt  auf
  610.        einer  Bildschirmseite in je einer Zeile  die  wichtigsten
  611.        Daten  je  eines Kunden, wie z.B. Kundennummer,  Name  und
  612.        Ort. Mit der Funktion "Liste" hat man einen schnellen  und
  613.        übersichtlichen Überblick über vorhandene Kunden und  kann
  614.        zudem einen Kunden komfortabel und schnell selektieren.
  615.        Bei   Aufruf  der  Liste  sind  die  Adressen  wie   zuvor
  616.        eingestellt   sortiert.  D.h.  standardmäßig   wird   nach
  617.        Kundennummer     bzw.    nach     der     im     Menüpunkt
  618.        <Sonst/Sortierung> gewählten Ordnung sortiert.
  619.  
  620.        Beim  Aufruf  der  Liste stehen Sie immer  auf  dem  zuvor
  621.        gewählten  Datensatz/Kunden und können anschließend  durch
  622.        die  gesamte Liste mittels den Pfeiltasten blättern.  Wenn
  623.        Sie  in  dieser  Liste einen Datensatz  auswählen  möchten
  624.        (z.B.  zum  ändern, drucken..), wählen Sie diesen  an  und
  625.        bestätigen  ihn  mit  [Enter]. Hierdurch  wird  die  Liste
  626.        beendet,  in die Menüzeile zurückgekehrt und die  gewählte
  627.        Adresse   angezeigt,  die  anschließend   weiterbearbeitet
  628.        werden kann.
  629.  
  630.        Wenn  Sie eine Adresse in der Liste suchen möchten, können
  631.        Sie   sich  durch  Drücken  des  ersten  Buchstabens   des
  632.        Nachnamens alle Adressen nach dem Namen sortieren  lassen.
  633.        Außerdem  wird  dann  automatisch die  erste  Adresse  mit
  634.        diesem Anfangsbuchstaben angezeigt.
  635.        Durch  Drücken  der  '1' werden die Adressen  wieder  nach
  636.        Nummer sortiert.
  637.  
  638.        Drucken
  639.        Mit   der   Menüoption   <Drucken>   stehen   verschiedene
  640.        Möglichkeiten zur Verfügung, die gespeicherten  Daten  auf
  641.        dem   Drucker   auszugeben  oder   aber   auch   an   eine
  642.        Textverarbeitung zu übergeben.
  643.        Die  Ausdrucke  erfolgen mittels eines Formulargenerators.
  644.        Sie  können alle Ausdrucke selber anpassen. Hierzu stellen
  645.        Sie  sich  auf den Menüpunkt, hinter dem sich der Ausdruck
  646.        verbirgt    (z.B.    Modul   Aufträge:    <Drucken/Auftrag
  647.        drucken/Rechnung>) und drücken die Tastenkombination  Alt-
  648.        F6.  Hierdurch  wird die Textverarbeitung aufgerufen,  und
  649.        automatisch   die  zum  Ausdruck  gehörende  Formulardatei
  650.        geöffnet, die von Ihnen angepaßt werden kann.
  651.  
  652.        Um  in  das  Hauptmenü  zurückzukehren,  drücken  Sie  die
  653.        Escape-Taste.
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.   Die Adressenverwaltung
  659.   ══════════════════════
  660.  
  661.  
  662.        Die  Benutzerführung  wurde bereits im  letzten  Abschnitt
  663.        erläutert,  so  daß  hier hauptsächlich  die  spezifischen
  664.        Elemente aufgeführt werden.
  665.  
  666.        In   der   Adressenverwaltung  können  Sie  Ihre   Kunden,
  667.        Lieferanten  und  Vertreter eingeben und verwalten.  Neben
  668.        der  Adresse werden hier weitere für TOP-FAKTURA  wichtige
  669.        Daten gespeichert.
  670.  
  671.   Adresse neu anlegen
  672.  
  673.        Um  eine  Adresse neu anzulegen, wählen Sie den  Menüpunkt
  674.        <Neu>.
  675.        Zuerst  muß für die Adresse eine Nummer eingegeben werden.
  676.        Bei  der  Neuanlage  wird automatisch  die  nächst  höhere
  677.        freie Nummer vorgeschlagen, die Sie einfach mit der Enter-
  678.        Taste  übernehmen können. Die vorgeschlagene  Nummer  kann
  679.        aber  auch  geändert  werden. Wenn z.B.  die  Nummer  1000
  680.        vorgeschlagen   wird,  Sie  aber  die  Kundennummer   2000
  681.        vergeben  möchten, geben Sie diese einfach  ein.  Bei  dem
  682.        nächsten  Neuanlage schlägt Top-Faktura  dann  automatisch
  683.        die Nummer 2001 vor.
  684.  
  685.        Die  Nummern  müssen eindeutig vergeben  werden,  es  darf
  686.        also  keine  Adressen  geben, die eine  identische  Nummer
  687.        tragen.  TOP-FAKTURA überprüft dies bei  der  Eingabe  der
  688.        Nummer.
  689.  
  690.        Nachdem  die Nummer eingeben wurde, können die  restlichen
  691.        Eingaben erfolgen.
  692.  
  693.  
  694.   Die Datenfelder zur Adresse
  695.  
  696.        Die  meisten  Datenfelder der Eingabemaske  erklären  sich
  697.        von  selbst, so daß auf eine nähere Erläuterung verzichtet
  698.        werden kann.
  699.  
  700.        Vorname/Name/Name2
  701.        In diese Felder tragen Sie den Namen ein.
  702.        Sollte  es  sich  bei  der Adresse  um  eine  Einzelperson
  703.        handeln,  muß  der Nachname in das Feld "Name"  eingegeben
  704.        werden, und der Vorname in das gleichnamige Feld.
  705.        Wenn  es sich um eine Firma, Behörde etc. handelt,  lassen
  706.        Sie  das  Feld  "Vorname" bitte leer,  und  geben  anstatt
  707.        dessen den Hauptnamen in das Feld "Name" ein.
  708.        Das  Feld  "Name2"  dient zur Ergänzung des  Namens.  Hier
  709.        wird z.B. der Ansprechpartner angegeben.
  710.  
  711.        Briefanrede
  712.        Die  persönliche Anrede kann beim Auftrags-, Mahnungs- und
  713.        Serienbriefdruck genutzt werden. Hierzu muß bei  Aufträgen
  714.        und   Mahnungen   der  Platzhalter  für  die   Briefanrede
  715.        (#Briefanrede)  im Formular oder im Auftragskopftext  bzw.
  716.        Mahntext  stehen. Im Auftragskopftext könnte das  z.B.  so
  717.        aussehen:
  718.  
  719.        #Briefanrede
  720.  
  721.        wir berechnen Ihnen hiermit folgende Leistungen:
  722.  
  723.        Beim  Ausdruck  wird  dann für "#Briefanrede"  z.B.  "Sehr
  724.        geehrter Herr Mayer," eingesetzt.
  725.  
  726.        Gruppe/Status
  727.        Mittels  dieser Eingabefelder können Sie die  Adressen  in
  728.        Gruppen  einteilen.  Wenn  Sie  mehrere  Gruppen  zuordnen
  729.        möchten,  trennen Sie die Gruppen mit einem Semikolon  (;)
  730.        ab.  Sie  können nach Gruppe/Status sortieren und filtern.
  731.        Eine Gruppenliste erhalten Sie, indem Sie zuerst nach  der
  732.        Gruppe sortieren und dann Drucken/Adreßliste wählen.
  733.  
  734.        Seit angelegt
  735.        Das  Feld  "Seit angelegt" enthält das Datum, an  dem  die
  736.        Adresse   angelegt   wurde.   In   das   Feld   wird   bei
  737.        Adressenneuanlage automatisch das Tagesdatum eingetragen.
  738.  
  739.        Rabatt
  740.        In  das  Feld  "Rabatt" kann für einen Kunden  individuell
  741.        der  Rabattsatz eingetragen werden, der bei Auftragsanlage
  742.        automatisch aus der Kundendatei in den Auftrag  übernommen
  743.        und dort angezeigt und geändert werden kann.
  744.        Der  zweite  Rabatt wird zzgl. zum ersten Rabatt  gewährt,
  745.        und bezieht sich dann auf den gesamten Auftrag.
  746.  
  747.        Mahnsperre
  748.        Wenn  Sie  bei "Mahnsperre" "J" für ja eingeben, kann  für
  749.        diesen  Kunden  keine Mahnung gedruckt werden,  er  erhält
  750.        also  bei  halb-  oder vollautomatischem  Mahndruck  keine
  751.        Mahnung.
  752.  
  753.        Tage bis zur 1.2.3.4. Mahnung
  754.        Hier  müssen die Tage eingetragen werden, nach  denen  der
  755.        Kunde  bei Zahlfristüberschreitung die 1., 2., 3.  und  4.
  756.        Mahnung erhält.
  757.        Die  1.  Mahnfrist  bezieht sich auf  das  Rechnungsdatum,
  758.        also  den Tag, an dem die Rechnung geschrieben wurde.  Die
  759.        2.  und  3.  Mahnfrist  bezieht sich  auf  das  Datum  der
  760.        vorherigen  Mahnung. Wenn Sie z.B. in die vier Felder  21,
  761.        14,  14  und 14 eintragen, wird die erste Mahnung 21  Tage
  762.        nach  dem Rechnungsdatum fällig und die 2. Mahnung 14 Tage
  763.        nach   der  1.  Mahnung.  Wenn  Sie  eigene  Standardwerte
  764.        festlegen   möchten,  die  bei  Neuanlage   eines   Kunden
  765.        automatisch in diese Felder eingetragen werden, geben  Sie
  766.        diese bitte im Menü <Sonst/Vorgaben> ein.
  767.  
  768.        Zahl-/Lieferbedingungen
  769.        Hier  können Sie die Voreinstellung treffen, welche  Zahl-
  770.        /Lieferbedingungen    bei   dem   Kunden    gelten.    Bei
  771.        Auftragsanlage  werden  diese  dann  automatisch  in   den
  772.        Auftrag  übernommen.  (solange Sie diese  Automatik  nicht
  773.        unter      <Aufträge>/<Sonst/Vorgaben>      abstellen).Ein
  774.        nachträgliches  Ändern  ist  im  Auftrag  natürlich   noch
  775.        möglich.
  776.        Die  Vorbelegung für dieses Eingabefeld können Sie im Menü
  777.        <Sonst/Vorgaben> vornehmen.
  778.        Während  der  Eingabe  können mit [F2]  die  Textbausteine
  779.        aufgerufen und übernommen werden.
  780.  
  781.        Mwst. incl.
  782.        Tragen  Sie hier "J" ein, wenn bei den Aufträgen  für  den
  783.        Kunden  die Mwst. bereits in den Artikelpreisen  enthalten
  784.        sein  soll,  also brutto fakturiert wird,  oder  ein  "N",
  785.        wenn  die  Mwst.  aufgeschlagen werden  soll,  d.h.  netto
  786.        fakturiert werden soll.
  787.        Bei  Ihren  Auslandskunden tragen Sie hier eine  Null  "0"
  788.        ein,  d.h. die Preise verstehen sich netto, ohne das Mwst.
  789.        aufgeschlagen wird.
  790.        Bei    Auftragsanlage   wird   dieser   Eintrag   in   den
  791.        Auftragskopf  übernommen,  er muß  also  nicht  bei  jedem
  792.        Auftrag  neu eingetragen werden, sondern kann bereits  bei
  793.        den Kunden festgelegt werden.
  794.        Die   Voreinstellung   für  dieses   Feld   ist   in   den
  795.        Benutzereinstellungen vorgesehen.
  796.  
  797.        Vertreter
  798.        Jeder  Adressen  kann ein bestimmter Vertreter  zugeordnet
  799.        werden,  der  bei  Auftragsanlage mit in den  Auftragskopf
  800.        übernommen wird. Aus den Auftragsdaten heraus kann in  der
  801.        Auftragsbearbeitung    dann   eine    Provisionsabrechnung
  802.        gedruckt werden.
  803.        Sie  müssen  auch  die Vertreter in der Adressenverwaltung
  804.        anlegen. Wenn ein Vertreter bei allen Artikeln eine  feste
  805.        Provision  erhält  (und nicht die, die  bei  den  Artikeln
  806.        steht),   dann   schreiben  Sie   diese   bitte   in   das
  807.        Bemerkungsfeld und stellen das Kommando !Provision  voran.
  808.        Das könnte z.B. so aussehen: "!PROVISION 20%"
  809.  
  810.  
  811.        Gesamtumsatz
  812.        Der  Gesamtumsatz enthält die Summe aller für  den  Kunden
  813.        verbuchten    Rechnungszahlungen.    Der     Wert     wird
  814.        aufkummuliert, nachdem ein Zahlungseingang von dem  Kunden
  815.        in der Offenen-Posten Verwaltung eingegeben wurde.
  816.  
  817.        Bemerkung
  818.        Hier  können Sie beliebige Bemerkungen eingeben. Die Länge
  819.        des  Textes ist praktisch so gut wie unbeschränkt  (64.000
  820.        Zeichen).  Mit  der  "Suche über alles"  können  Sie  eine
  821.        bestimmte Bemerkung suchen.
  822.  
  823.  
  824.   Drucken
  825.  
  826.        Die  Ausgabe auf dem Drucker erfolgt bei den Listen in der
  827.        gewählten Sortierreihenfolge. Wenn nur bestimmte  Adressen
  828.        gedruckt  werden  sollen, wählen Sie  vorher  bitte  einen
  829.        Filter.
  830.        Bei   der   Adressenverwaltung  können   folgende   Listen
  831.        ausgedruckt werden:
  832.  
  833.        Karteikarte:
  834.        Karteikartendruck der Datenfelder der Bildschirmmaske  vom
  835.        angewählten Kunden.
  836.  
  837.        Adressenliste:
  838.        mit   Kundennummer,  Vorname,  Name,  Straße,  Plz.,  Ort,
  839.        Telefon1.
  840.  
  841.        Umsatzliste:
  842.        Kundennummer, Name, Straße, Plz., angelegt seit, Umsatz
  843.  
  844.        Adressenetiketten:
  845.        Ausgabe  von Adressen (mit Absender-Fensterkopf)  von  dem
  846.        aktuellen Kunden, von selektierten oder aller Kunden.  Die
  847.        Absenderzeile  des  Etiketts kann  in  dem  Hauptmenüpunkt
  848.        <Benutzer/Firma> festgelegt werden.
  849.  
  850.        Serienbriefdatei:
  851.        Die  Adreßdaten  können in eine Serienbriefdatei  an  eine
  852.        externe   Textverarbeitung   weitergegeben   werden.   Die
  853.        Ausgabe  erfolgt  in  die Datei "Adressen.txt".  Wenn  nur
  854.        bestimmte  Adressen in die Seriendatei geschrieben  werden
  855.        sollen, wählen Sie vorher bitte einen Filter.
  856.  
  857.  
  858.   Statistik über einen Kunden
  859.  
  860.        Faktura:
  861.        In  der Kundenverwaltung können Sie sich durch Aufruf  der
  862.        Menüoption  <Faktura> zu dem angewählten Kunden  alle  für
  863.        den  Kunden  gespeicherten Rechnungen, offene  Posten  und
  864.        erfolgte   Zahlungen  ausgeben  lassen.   Hierbei   werden
  865.        jeweils   zwei  bis  drei  wichtige  Daten,   wie   Datum,
  866.        Rechnungsnummer und Betrag ausgegeben.
  867.  
  868.        Unter  "Offene  Posten" stehen alle unbezahlte  Rechnungen
  869.        und  manuell angelegte Offene Posten. Die Werte werden aus
  870.        dem  Programmodul <OP-Verwaltung/Zahlungseingang> gelesen.
  871.        Unter  "Zahlungen" finden Sie jede getätigte  Zahlung  des
  872.        Kunden   wieder,  die  zu  einem  offenen  Posten/Rechnung
  873.        getätigt  wurde  und  als Zahlungseingang  in  TOP-FAKTURA
  874.        verbucht wurde.
  875.  
  876.  
  877.        Umsatz:
  878.        Um   einen   Überblick  über  den  erfolgten  Umsatz   des
  879.        angewählten  Kunden zu bekommen, kann der  Punkt  <Umsatz>
  880.        gewählt  werden.  Hier  wird zu einem  beliebig  wählbaren
  881.        Jahr die Summe der monatlichen Umsatzwerte gezeigt.
  882.        Diese  ergeben  sich  aus  den in der  Auftragsbearbeitung
  883.        gespeicherten  ausgedruckten  Rechnungen.  Maßgeblich  für
  884.        das Datum ist das Rechnungsdatum im Auftragskopf.
  885.        Gutschriften werden vom Umsatz abgezogen.
  886.  
  887.  
  888.   Suchen
  889.  
  890.        Suche über alles
  891.        Bei  der  "Suche über alles" wird zuerst ein zu  suchender
  892.        Text  eingegeben. Anschließend durchsucht TOP-FAKTURA alle
  893.        Adressen,  bis  eine  Adresse mit  dem  entsprechenden  zu
  894.        suchenden Text gefunden wird.
  895.        Bei  der  Suche  wird eine Art Volltextsuche durchgeführt,
  896.        d.h.  es  wird  in  allen wichtigen Datenfeldern  gesucht,
  897.        also  bei  Vorname,  Nachname, Name2,  Straße,  Plz,  Ort,
  898.        Telefon,  Bemerkung. Deshalb dauert die Suche  länger  als
  899.        die Schnellsuche.
  900.  
  901.        Außerdem  können  Sie sich alle Adressen anzeigen  lassen,
  902.        bei  denen  der eingegebene Suchtext auftritt,  indem  Sie
  903.        bei erfolgreicher Suche Weitersuchen wählen.
  904.  
  905.  
  906.   Sortierung
  907.  
  908.        Die  Sortierung  der  Adressen kann nach  den  angegebenen
  909.        Kriterien  erfolgen. Sie bezieht sich dann  z.B.  auf  die
  910.        Bildschirmliste,     alle     Drucklisten     und      den
  911.        Serienbriefdruck.
  912.  
  913.        Wenn  Sie hier eine Sortierung wählen, wird diese  in  der
  914.        Statuszeile angezeigt.
  915.  
  916.  
  917.   Filter
  918.  
  919.        Unter  diesem  Menüpunkt  steht  Ihnen  ein  Werkzeug  zur
  920.        Verfügung, mit dem Sie Abfragen und Selektionen auf  Ihrem
  921.        Adressenstamm  durchführen können. Dabei können  Sie  das,
  922.        was  Sie  abfragen, also filtern möchten frei  wählen.  Es
  923.        ist    z.B.   möglich,   sich   alle   Kunden   aus    dem
  924.        Postleitzahlgebiet  8000 bis 9000  mit  einem  Umsatz  von
  925.        über  DM 10000,- ,die mindestens schon 2 Jahre Kunde sind,
  926.        anzeigen zu lassen.
  927.  
  928.        Um   Datensätze  zu  filtern  (also  nur  noch   bestimmte
  929.        Datensätze  anzeigen),  müssen  die  entsprechenden  Sätze
  930.        markiert werden.
  931.  
  932.        Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
  933.        1.  Sie  markieren die zu filternden Sätze manuell  (Taste
  934.        [F8])
  935.        2.  Sie  geben  einen Bereich (z.B. eine Gruppe)  an,  der
  936.        markiert/gefiltert werden soll
  937.  
  938.        Bei  markierten  Datensätzen steht in der  Bildschirmmaske
  939.        in  der  oberen  linken  Ecke und in  der  Liste  vor  dem
  940.        Datensatz eine Raute.
  941.  
  942.        Filter auf markierte Adressen
  943.        Wenn   Sie  Datensätze  manuell  oder  in  einem   Bereich
  944.        markiert   haben,   können   die   markierten   Datensätze
  945.        gefiltert   werden.  Dann  werden  also   nur   noch   die
  946.        markierten   Sätze  angezeigt.  Sobald  Sie   den   Filter
  947.        aufheben,   sind   wieder   alle   Sätze   sichtbar.   Die
  948.        Markierungen bleiben hiernach erhalten.
  949.  
  950.        Bereich markieren
  951.        Um  einen Bereich zu markieren, wählen Sie zuerst aus, bei
  952.        welchem Datenfeld Sie den Bereich eingeben möchten.
  953.        Als  Beispiel gehen wir einmal davon aus, daß wir all  die
  954.        Adressen  filtern möchten, die aus Hamburg  stammen,  mehr
  955.        als  DM  1000,-  Umsatz gebracht haben und  im  Jahr  1993
  956.        angelegt wurden.
  957.        Wählen  Sie  als  Adressenbereich also  zuerst  <Ort>  und
  958.        geben  dort  nach Bestätigung mit [Enter]  im  Eingabefeld
  959.        "von"   "Hamburg"  ein.  Bei  "bis"  brauchen  Sie  nichts
  960.        einzugeben,  das  Programm erkennt  automatisch,  daß  Sie
  961.        wirklich nur Hamburg filtern möchten.
  962.        Im   anschließenden  Menü  entscheiden  Sie,  auf   welche
  963.        Adressen sich Ihre Auswahl beziehen soll. Wählen Sie  hier
  964.        für  unser  Beispiel <auf alle Adressen>, da Sie  ja  noch
  965.        keine  Adressen  markiert haben. Nach dieser  Wahl  werden
  966.        alle  Hamburger  Adressen markiert.  Hiernach  führen  Sie
  967.        eine  erneute  Bereichswahl durch und  geben  bei  "Umsatz
  968.        von"   1000   ein   und  bei  "bis"   z.B.   9999999.   Im
  969.        anschließenden  Menü  wählen Sie als  Bezug  jedoch  nicht
  970.        <auf   alle   Adressen>,  sondern  <nur  auf   die   schon
  971.        markierten  Adressen>, da Sie ja nur alle schon markierten
  972.        Hamburger  und  keinen aus anderen Orten filtern  möchten.
  973.        Wenn  Sie  dann  obige  Schritte für "Kunde  seit  1.1.93"
  974.        wiederholen,   können  Sie  sich  anschließend   mit   dem
  975.        Menüpunkt   <Filter   auf  markierte>   Ihre   gefilterten
  976.        Adressen betrachten und bearbeiten.
  977.  
  978.   Telefonnummern wählen
  979.  
  980.        Wenn   Sie  ein  Modem  an  Ihren  Computer  bzw.   Ihre
  981.        Telefonleitung  angeschlossen haben, bietet  TOP-FAKTURA
  982.        Ihnen  die  Möglichkeit, eine gespeicherte Telefonnummer
  983.        per Tastendruck automatisch wählen zu lassen.
  984.  
  985.        Hierzu können Sie in der Adressenverwaltung jederzeit  mit
  986.        [F7]  die  Wählfunktion aufrufen. Wenn zu der  angewählten
  987.        Adresse  mehr  als  eine  Telefonnummer  gespeichert  ist,
  988.        können  Sie  in  einem Menü wählen, welche Nummer  gewählt
  989.        werden  soll.  Bei  nur  einer  Telefonnummer  wird  diese
  990.        gleich gewählt.
  991.  
  992.        Die  Systemeinstellungen  zur Modem-Wählfunktion  befinden
  993.        sich im Menü <Einstellungen/System>.
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.   Die Lagerverwaltung
  999.   ═══════════════════
  1000.  
  1001.  
  1002.        In  der  Lagerverwaltung  werden  Artikel  verwaltet,  die
  1003.        häufig zur Auftragsschreibung benötigt werden.
  1004.        Bei  der Auftragsanlage können die Artikeldaten direkt aus
  1005.        der   Lagerverwaltung  übernommen  werden.  Somit   müssen
  1006.        hierbei  nicht  alle  Artikeldaten wie  Artikelbezeichnung
  1007.        und  Artikelpreis  extra eingeben  werden,  da  sich  TOP-
  1008.        FAKTURA diese Daten bei der Auftragsschreibung direkt  aus
  1009.        der Lagerverwaltung holt.
  1010.        Außerdem     ermöglicht    die    Lagerverwaltung     eine
  1011.        Bestandsführung und Umsatzstatistik eines jeden  Artikels.
  1012.        Wenn  ein  Lieferschein  oder  eine  Rechnung  geschrieben
  1013.        wird,  wird  der Artikelbestand automatisch  aktualisiert,
  1014.        so  daß  Sie  immer  eine aktuelle  Übersicht  über  Ihren
  1015.        Bestand haben.
  1016.        Um  Ihre Liefermöglichkeit zu gewährleisten, kann außerdem
  1017.        eine  Bestellvorschlagsliste ausgegeben werden,  die  alle
  1018.        Artikel  anzeigt,  deren Bestand unter dem  Mindestbestand
  1019.        liegt.  Einen  Einblick  in  die  verkaufte  Menge   eines
  1020.        Artikels  bietet  TOP-FAKTURA  durch  aufkummulieren   der
  1021.        Gesamtverkaufsmenge und des Umsatzes eines Artikels.
  1022.  
  1023.        Um  in  die  Lagerverwaltung zu gelangen,  wählen  Sie  im
  1024.        Hauptmenü  den  Menüpunkt <Artikel>.  Auf  dem  Bildschirm
  1025.        sehen  Sie  jetzt  das Lagermenü und  das  Formular  eines
  1026.        einzelnen Artikels.
  1027.  
  1028.        Die  Lagerverwaltung ist nach dem gleichen Prinzip wie die
  1029.        Adressenverwaltung  aufgebaut.  Insofern  kann  auf   eine
  1030.        detailliertere     Beschreibung     verzichtet     werden.
  1031.        Gegebenenfalls  lesen Sie bitte bei  der  Erläuterung  der
  1032.        Adressenverwaltung nach.
  1033.  
  1034.  
  1035.   Artikel neu anlegen
  1036.  
  1037.        Bei   der  Neuanlage  eines  Artikels  muß  zunächst  eine
  1038.        Artikelnummer  eingegeben  werden.  Diese  wird  von  TOP-
  1039.        FAKTURA   automatisch  vorgeschlagen,   kann   aber   auch
  1040.        geändert  werden.  Zur  eindeutigen  Identifikation  eines
  1041.        Artikels  darf eine Artikelnummer nicht mehrfach  vergeben
  1042.        werden.   TOP-FAKTURA   prüft   dies   bei   der   Eingabe
  1043.        automatisch  ab. Mit [F2] können Sie ggfs.  einen  Artikel
  1044.        kopieren.
  1045.        Nach  Eingabe  der  Artikelnummer müssen die  Artikeldaten
  1046.        eingetragen  werden. Es ist nicht nötig, alle  Datenfelder
  1047.        zu    füllen,    es    sollten   aber    wenigstens    die
  1048.        Artikelbezeichnung und der Preis eingegeben werden.  Damit
  1049.        eine  sinnvolle Bestandskontrolle möglich ist, sollte auch
  1050.        der  Bestand,  der  Mindestbestand  und  die  Bestellmenge
  1051.        eingegeben   werden,  damit  der  Artikel  mit   auf   der
  1052.        Bestellvorschlagsliste ausgeben werden  kann.  Die  Felder
  1053.        "Steuersatz"   und   "Rabatt   möglich"   sind   bei   der
  1054.        Auftragsschreibung wichtig.
  1055.        Die  Voreinstellungen für die Neuanlage ist  in  dem  Menü
  1056.        <Sonst/Vorgaben> möglich
  1057.  
  1058.  
  1059.   Die Datenfelder eines Artikels
  1060.  
  1061.        Artikelnummer, Artikelbezeichnung
  1062.        Ein  Artikel  wird über die Artikelnummer  bzw.  über  die
  1063.        Bezeichnung  identifiziert, d.h.  bei  der  Auftragsanlage
  1064.        kann  ein  Artikel aus der Artikelverwaltung per Nr.  oder
  1065.        Kurzbezeichnung übernommen werden.
  1066.  
  1067.        Bezeichnung
  1068.        In  dem  Eingabefeld Bezeichnung wird die Kurzbeschreibung
  1069.        des   Artikels   eingegeben.   Diese   Beschreibung   wird
  1070.        standardmäßig  in  allen  Listen  ausgedruckt.  Für   eine
  1071.        längere Beschreibung können Sie das Feld "Text" benutzen.
  1072.  
  1073.        Text
  1074.        Hier   können   Sie  eine  ausführliche,  beliebig   lange
  1075.        Beschreibung  des  Artikels, der Leistung  etc.  eingeben,
  1076.        die  dann in den Aufträgen ausgedruckt wird. Bei Neuanlage
  1077.        eines  Artikel  wird die Kurzbezeichnung standardmäßig  in
  1078.        den  Text übernommen. Diese Einstellung können Sie im Menü
  1079.        <Sonst/Vorgaben> ändern.
  1080.  
  1081.        Einheit
  1082.        Wählen  Sie hier die  Mengeneinheit, falls benötigt.  Also
  1083.        z.B. Stück, Liter, Std., m, Kg...
  1084.  
  1085.        Gruppe
  1086.        Hiermit  können  Sie  Ihre Artikel in  Gruppen  einteilen.
  1087.        Wenn  Sie einen Artikel mehreren Gruppen zuordnen möchten,
  1088.        trennen  Sie  die Gruppen bitte mit einem  Semikolon  (;).
  1089.        Sie können nach der Gruppe sortieren und filtern.
  1090.  
  1091.        Status/Schlüssel
  1092.        Diese   Felder  sind  frei  belegbar.  Nach   ihnen   kann
  1093.        gefiltert werden.
  1094.  
  1095.        Preis-Einkauf
  1096.        In  "Preis-Einkauf" tragen Sie bitte den  Preis  ein,  den
  1097.        Sie  für  den Artikel im Einkauf bezahlt haben. Durch  die
  1098.        Eingabe  des  EK-Preises  können Sie  auf  die  eingebaute
  1099.        Preiskalkulation   zurückgreifen.  (zur   Preiskalkulation
  1100.        siehe unten)
  1101.  
  1102.        Faktor
  1103.        Das   Feld   "Faktor"  gibt  das  prozentuale   Verhältnis
  1104.        zwischen  "Preis-Einkauf"  und "Nettoverkauf"  wieder  und
  1105.        kann  auch  zur  Ermittlung  der  Gewinnspanne  eingesetzt
  1106.        werden.
  1107.  
  1108.        Nettoverkauf
  1109.        Der  Nettoverkaufspreis setzt sich aus "Preis-Einkauf" und
  1110.        dem Zuschlag "Faktor" zusammen.
  1111.  
  1112.        Steuersatz
  1113.        In  das  Feld "Steuersatz" geben Sie bitte eine  Zahl  als
  1114.        Schlüssel für den Mehrwertsteuersatz des Artikels ein.  In
  1115.        der  Regel  wird dies "1" für 15% bzw. "2"  für  7%  sein.
  1116.        Wieviel    Mehrwertsteuer    dem    eingegebenen    Kürzel
  1117.        entspricht,  wird  hinter der Steuerkennziffer  angezeigt.
  1118.        Die  Mehrwertsteuersätze können  im  Hauptmenü  unter  dem
  1119.        Menüpunkt   <Benutzer/Firma>  eingetragen   und   geändert
  1120.        werden.
  1121.  
  1122.        Rabatt möglich
  1123.        Hier  wird  eingetragen, ob der Artikel  rabattfähig  ist.
  1124.        Dies  ist für die Auftragsschreibung wichtig, da hier  ein
  1125.        Auftragsrabatt  vergeben  werden  kann.   Wenn   Sie   "N"
  1126.        eingeben,  kann  auf  den Artikel  kein  Rabatt  berechnet
  1127.        werden,  andernfalls  kann bei der Auftragsschreibung  ein
  1128.        Rabatt gewährt werden.
  1129.        Wenn Sie einen Artikel als rabattfähig eintragen, und  bei
  1130.        einem  Auftrag,  bei  dem  Sie  dem  Kunden  einen  Rabatt
  1131.        gewähren,  diesen  Artikel  erfassen,  findet  noch   eine
  1132.        Abfrage  statt,  ob  der Rabatt auf  den  Artikel  gewährt
  1133.        werden soll.
  1134.        Anschließend  können Sie natürlich jederzeit  nachträglich
  1135.        den Rabatt ändern.
  1136.  
  1137.        Im  Menü <Sonst/Vorgaben> kann übrigens die Voreinstellung
  1138.        getroffen werden, ob bei der Artikelneuanlage dieses  Feld
  1139.        mit "ja" oder "nein" vorbelegt werden soll.
  1140.  
  1141.        Bestand
  1142.        Dieses Feld gibt den Bestand des Artikels im Lager an.
  1143.        Sie  erhalten  bei Auftragseingabe eine Warnmeldung,  wenn
  1144.        die  im  Auftrag eingegebene Artikelmenge  nicht  mehr  im
  1145.        Lager vorhanden ist.
  1146.        Die  bei Auftragseingabe eingegebene Artikelmenge wird bei
  1147.        Lieferschein-   oder  Rechnungsdruck   abgebucht.   (Siehe
  1148.        hierzu     auch     entsprechende    Dokumentation     der
  1149.        Auftragsbearbeitung)
  1150.        Als   zusätzlicher  Komfort  wird  der  Artikel  auf   der
  1151.        Bestellvorschlagsliste  ausgegeben,   wenn   der   Bestand
  1152.        geringer sein sollte als der Mindestbestand.
  1153.  
  1154.        Mindestbestand
  1155.        Der  Mindestbestand gibt die Menge an, die wenigstens  von
  1156.        dem  Artikel  auf  Lager sein sollte.  Unterschreitet  der
  1157.        Artikelbestand diesen Wert, erscheint der Artikel auf  der
  1158.        Bestellvorschlagsliste.
  1159.  
  1160.        letztes Bestelldatum
  1161.        Hier  kann  eingetragen werden, wann Sie den  Artikel  das
  1162.        letzte mal eingekauft oder bestellt haben.
  1163.  
  1164.        Bestellmenge
  1165.        Hier  können Sie eintragen, welche Menge in der Regel  von
  1166.        dem  Artikel bestellt werden sollte. Dieser Wert  wird  in
  1167.        der Bestellvorschlagsliste ausgegeben.
  1168.  
  1169.        Bestand fortführen
  1170.        TOP-FAKTURA  bucht  bei Lieferschein- oder  Rechnungsdruck
  1171.        die  verkaufte Menge eines Artikels automatisch vom  Lager
  1172.        ab.  Bei  Eingabe von "N" wird der Bestand hingegen  nicht
  1173.        automatisch aktualisiert. Außerdem findet dann auch  keine
  1174.        Warnung  statt,  wenn die eingegebene Auftragsbestellmenge
  1175.        den Bestand übertrifft.
  1176.  
  1177.        Gesamtabgang
  1178.        In das Feld "Gesamtabgang" trägt TOP-FAKTURA bei Rechnung-
  1179.        oder  Lieferscheinschreibung  die  Anzahl  der  verkauften
  1180.        Menge ein. Dieser Wert wird automatisch aufkummuliert.
  1181.  
  1182.        Umsatz
  1183.        Wenn  mit  TOP-FAKTURA ein Lieferschein oder eine Rechnung
  1184.        gedruckt  wird,  wird  der Umsatz der verkauften  Artikel,
  1185.        die  in  der Lagerverwaltung gespeichert sind, automatisch
  1186.        hochgezählt.
  1187.  
  1188.        Provision
  1189.        Um  in  der  Auftragsbearbeitung aus vorhandenen Aufträgen
  1190.        automatisch   eine  Provisionsabrechnung   für   Vertreter
  1191.        erstellen  zu können, geben  Sie hier die Provision  in  %
  1192.        an.  Beim  Druck der Provisionsliste wird auf die  in  der
  1193.        Artikelverwaltung       eingegebenen       Provisionswerte
  1194.        zurückgegriffen,   es  sei  denn,   Sie   haben   in   der
  1195.        Adressenverwaltung  beim Vertreter  eine  feste  Provision
  1196.        eingegeben.
  1197.  
  1198.  
  1199.   Preiskalkulation
  1200.  
  1201.        Wenn  ein neuer Artikel angelegt wird, muß auch der  Preis
  1202.        für  den Artikel eingetragen werden. Sie können sowohl den
  1203.        Einkaufspreis,  den  Nettoverkaufspreis   als   auch   den
  1204.        Bruttoverkaufspreis speichern. Der Einkaufspreis wird  nur
  1205.        in    der   Lagerverwaltung   benötigt   und   dient   zur
  1206.        Nettopreisermittlung und zu Ihrer eigenen Information.
  1207.        Die   Preiskalkulation  ist  komfortabel   und   möglichst
  1208.        praxisnah   gehalten.  So  werden  sämtliche  Preise   neu
  1209.        berechnet, wenn Sie einen Kalkulationsfaktor, sei  es  der
  1210.        Einkaufspreis,  die Gewinnspanne oder die  Verkaufspreise,
  1211.        ändern.
  1212.  
  1213.        Die  Felder  zur Preiskalkulation präsentieren sich  Ihnen
  1214.        auf dem Bildschirm wie folgt:
  1215.  
  1216.              Preis-Einkauf:    0.00
  1217.              Faktor     :   0.00%
  1218.              Nettoverkauf :    0.00
  1219.              Bruttoverkauf:    0.00
  1220.              Steuersatz   : 1  14.00%
  1221.  
  1222.        Bei  Neueingabe eines Artikels wird zunächst in das  erste
  1223.        Feld   "Preis-Einkauf"  der  Einkaufspreis  des   Artikels
  1224.        eingegeben. Wenn Sie anschließend Enter drücken,  wird  in
  1225.        den    Nettoverkaufspreis   automatisch   der   Wert   des
  1226.        Einkaufspreises  geschrieben.  Außerdem  wird  sofort  der
  1227.        Bruttoverkaufspreis        anhand        des        ersten
  1228.        Mehrwertsteuersatzes (14.00%) ermittelt.
  1229.  
  1230.        So  würde  z.B. bei einem Ek-Preis von 440,- DM  folgendes
  1231.        berechnet:
  1232.  
  1233.              Preis-Einkauf:  440.00
  1234.              Faktor     :   0.00%
  1235.              Nettoverkauf :  440.00
  1236.              Bruttoverkauf:  501.60
  1237.              Steuersatz   : 1  14.00%
  1238.  
  1239.        Wenn   der  Verkaufspreis  für  den  Artikel  noch   nicht
  1240.        festliegen  sollte,  könnten  Sie  ihn  z.B.   wie   folgt
  1241.        berechnen:
  1242.        Wenn  Sie ca. 10% an dem Artikel verdienen möchten, tragen
  1243.        Sie  diese  10% als Kalkulationsfaktor in das Feld  "Plus"
  1244.        ein.    Nach   Drücken   der   Enter-Taste   werden    die
  1245.        Verkaufspreise  neu  berechnet, es ergeben  sich  folgende
  1246.        Werte:
  1247.  
  1248.              Preis-Einkauf:  440.00
  1249.              Faktor     :  10.00%
  1250.              Nettoverkauf :  484.00
  1251.              Bruttoverkauf:  551.76
  1252.              Steuersatz   : 1  14.00%
  1253.  
  1254.        Wenn  Ihnen  der Verkaufspreis von 551.76,- DM unattraktiv
  1255.        erscheint, können Sie ihn Ihren Vorstellungen nach  direkt
  1256.        eingeben.  Sie  können die Preise neu  kalkulieren,  indem
  1257.        Sie  den  Bruttoverkaufspreis neu eingeben. Wenn  Sie  als
  1258.        Verkaufspreis 549.00,- DM eingeben, berechnet  Ihnen  TOP-
  1259.        FAKTURA in unserem Beispiel folgende Preise:
  1260.  
  1261.              Preis-Einkauf:  440.00
  1262.              Faktor     :   9.45%
  1263.              Nettoverkauf :  481.58
  1264.              Bruttoverkauf:  549.00
  1265.              Steuersatz   : 1  14.00%
  1266.  
  1267.        Bei  der  Preiskalkulation nimmt  Ihnen  TOP-FAKTURA  alle
  1268.        Rechenarbeit  ab,  und  falls Sie  dennoch  einmal  selber
  1269.        rechnen  müssen, steht Ihnen immer ein Taschenrechner  zur
  1270.        Verfügung  (Taste Alt-F7). Bei Aufruf des  Taschenrechners
  1271.        wird der Preis aus dem aktuellen Preisfeld automatisch  in
  1272.        den  Taschenrechner übernommen. Die mit dem Taschenrechner
  1273.        berechneten  Ergebnisse können außerdem in  das  Preisfeld
  1274.        zurückgeschrieben werden.
  1275.  
  1276.  
  1277.   Globale Preiskalkulation
  1278.  
  1279.        Mit  der  Preiskalkulation können bei allen Artikelpreisen
  1280.        Auf-  oder  Abschläge  um einen festen  oder  prozentualen
  1281.        Wert durchgeführt werden.
  1282.        Wenn  z.B.  eine bestimmte Artikelgruppe eines Lieferanten
  1283.        erhöht  wird,  würden  Sie zuerst mit  der  Filterfunktion
  1284.        alle  Artikel dieser Artikelgruppe und dieses  Lieferanten
  1285.        filtern und anschließend die Preiskalkulation vornehmen.
  1286.  
  1287.        Der  Einkaufs- und Verkaufspreis kann wahlweise  um  einen
  1288.        absoluten  Betrag  oder  um einen  prozentualen  Aufschlag
  1289.        erhöht  werden. Wenn z.B. nur der EK-Preis  um  5%  erhöht
  1290.        wird,  und  Sie  keinen Aufschlag beim VK-Preis  eingeben,
  1291.        würde nur der EK erhöht, der VK bleibt erhalten, und  Ihre
  1292.        Gewinnspanne würde abnehmen.
  1293.           Damit  sich  die  EK-Preiserhöhung  auch  auf  den   VK
  1294.        auswirkt,  muß dementsprechend ein VK-Aufschlag eingegeben
  1295.        werden oder die Berechnung des VK laut Gewinnspanne (Plus-
  1296.        Faktor) neu erfolgen.
  1297.  
  1298.        Die Rundung der Preise kann auf
  1299.        -Zehnerstellen  (aus  9.73  wird  9.70,  aus  199.99  wird
  1300.        200.00 ..)
  1301.        -ganze Beträge (aus 9.73 wird 10, aus 200.02 wird 200 ..)
  1302.        -10 DM  (aus 1234.22 wird 1230, aus 1989 wird 1990 ..)
  1303.        erfolgen
  1304.  
  1305.  
  1306.   Artikel drucken
  1307.  
  1308.        Zur  Ausgabe und Auswertung der gespeicherten Artikel sind
  1309.        mehrere   Möglichkeiten  vorhanden.   Der   Listenausdruck
  1310.        erfolgt immer in der gewählten Sortierreihenfolge.
  1311.        Wenn  nur bestimmte Artikel gedruckt werden sollen, müssen
  1312.        Sie vorher einen Filter setzen.
  1313.  
  1314.        Artikelliste
  1315.        Die  einfachste Form der Ausgabe ist die Artikelliste.  In
  1316.        ihr  wird  pro Artikel die Artikelnummer, die  Bezeichnung
  1317.        und der Verkaufspreis (Brutto) ausgegeben.
  1318.  
  1319.        Preisliste
  1320.        Die  Preisliste ist eine erweiterte Form der Artikelliste.
  1321.        Es    werden    die   Artikelnummer,   die    Bezeichnung,
  1322.        Mehrwertsteuer,     Netto-     und     Bruttoverkaufspreis
  1323.        ausgegeben.
  1324.  
  1325.        Preisliste mit Ek-Preis
  1326.        Entspricht  der oben beschriebenen Preisliste.  Zusätzlich
  1327.        wird noch der Einkaufspreis mit ausgeben.
  1328.  
  1329.        Inventurliste
  1330.        Die   Inventurliste  gibt  Aufschluß  über  den  aktuellen
  1331.        Lagerbestand.   Es   wird   der  Artikel,   der   Bestand,
  1332.        Mindestbestand,    Bestellmenge    und    der    Warenwert
  1333.        ausgegeben.
  1334.  
  1335.        Bestellvorschlagsliste
  1336.        Diese  Liste  zeigt,  welche Artikel momentan  nicht  mehr
  1337.        ausreichend   auf  Lager  sind.  Es  werden  die   Artikel
  1338.        ausgegeben,  bei  denen  der  Bestand  geringer  als   der
  1339.        Mindestbestand  ist.  Ausgeben  wird  der   Bestand,   der
  1340.        Mindestbestand  und  die Bestellmenge,  die  Sie  bei  der
  1341.        Eingabe  des  Artikels  festlegen und  der  Lieferant  mit
  1342.        Lieferantenbestellnummer
  1343.        haben.
  1344.  
  1345.        Umsatzliste
  1346.        Die   Umsatzliste   informiert  über  den   Bestand,   den
  1347.        Gesamtabgang und den Umsatz der Artikel.
  1348.  
  1349.        Artikel-Kundenliste
  1350.        Hier   wird  zu  jedem  Artikel  eine  Liste  der   Kunden
  1351.        ausgegeben,   die  diesen  Artikel  bezogen   haben.   Die
  1352.        Auswertung beruht auf den gespeicherten Aufträgen.
  1353.        Wenn  Sie  die  Auswertung auf einen  bestimmten  Zeitraum
  1354.        begrenzen    möchten,   müssen   Sie   zuerst    in    der
  1355.        Auftragsverwaltung   alle   Aufträge    des    gewünschten
  1356.        Zeitraumes filtern. Hierzu wählen Sie dann also zuerst  in
  1357.        der   Auftragsverwaltung  im  Menü  <Sonst/Filter>   einen
  1358.        Filter  auf  alle  Aufträge Ihres gewünschten  Zeitraumes.
  1359.        Anschließend kann in der Artikelverwaltung die  Auswertung
  1360.        über die gefilterten Aufträge erfolgen.
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.   Die Auftragsverwaltung
  1366.   ══════════════════════
  1367.  
  1368.  
  1369.        In  der  Auftragsverwaltung können  Aufträge  geschrieben,
  1370.        geändert,    verwaltet   und   gedruckt    werden.    Nach
  1371.        Rechnungsdruck  wird  die Rechnung  in  die  Offene-Posten
  1372.        Verwaltung     überführt.    Bei    Überschreitung     der
  1373.        Zahlungsfrist  können dann automatisch Mahnungen  gedruckt
  1374.        werden.
  1375.  
  1376.        Besonders     effizient    arbeiten    Sie     mit     der
  1377.        Auftragsverwaltung,  wenn  Sie in  der  Adressenverwaltung
  1378.        möglichst viele Adressen und in der Artikelverwaltung  die
  1379.        wichtigsten   und   am   häufigsten   verlangten   Artikel
  1380.        eingetragen  haben.  Wenn Sie bei der  Auftragsanlage  die
  1381.        Kundendaten   aus   der   Adressenverwaltung    und    die
  1382.        Artikeldaten   aus  der  Artikeldatei  entnehmen   können,
  1383.        lassen  sich Aufträge besonders schnell erstellen, da  nur
  1384.        wenige   Daten   eingegeben  werden  müssen.   TOP-FAKTURA
  1385.        übernimmt  die  benötigten Daten dann  aus  der  Adressen-
  1386.        bzw. Lagerverwaltung.
  1387.  
  1388.        Bei   TOP-FAKTURA   steht   der  Begriff   "Auftrag"   als
  1389.        Oberbegriff      für     Angebot,     Auftragsbestätigung,
  1390.        Lieferschein, Rechnung und Gutschrift.
  1391.  
  1392.        Ein  Auftrag  teilt  sich in einen  Auftragskopf  und  die
  1393.        Auftragspositionen.  Im  Auftragskopf  stehen  Daten   wie
  1394.        Auftragsnummer,   Kundenadresse,  Auftragsdatum,   Rabatt,
  1395.        Skonto  usw.  Die  Auftragspositionen sind  die  einzelnen
  1396.        Artikel und Positionstexte, die zu einem Auftrag gehören.
  1397.  
  1398.        Nach Aufruf des Hauptmenüpunktes <Aufträge> erscheint  die
  1399.        Maske der Auftragsverwaltung.
  1400.  
  1401.        Der  Aufbau  und  die  Menüführung der  Auftragsverwaltung
  1402.        entspricht der der Adressen- und Lagerverwaltung.  In  der
  1403.        zweiten   Bildschirmzeile   befindet   sich   wieder   die
  1404.        Menüzeile.
  1405.  
  1406.        Die   Bildschirmmaske  zeigt  sämtliche  Daten  über   den
  1407.        aktuellen Auftrag.
  1408.  
  1409.  
  1410.   Auftragskopf
  1411.  
  1412.        Unter  der  Auftragsnummer befinden  sich  die  Daten  des
  1413.        Kunden.  (Nummer, Adresse, Anlagedatum und  Umsatz)  Unter
  1414.        den  Kundendaten befinden sich weitere wichtige Daten über
  1415.        den    Auftragskopf.   (Datum,   Rabatt,   Skonto,   Mwst.
  1416.        incl./excl. usw.)
  1417.  
  1418.        Auftrag vom
  1419.        Hier  steht das Datum, an dem der Auftrag angelegt  wurde.
  1420.        Das  Datum  wird bei Neuanlage eines Auftrags  automatisch
  1421.        mit dem Tagesdatum belegt.
  1422.  
  1423.        Rabatt
  1424.        In  das  Rabatt-Eingabefeld können Sie eintragen,  wieviel
  1425.        Prozent Rabatt der Kunde auf den Auftrag erhalten soll.
  1426.        Der   Rabatt   kann  bei  Eingabe  jeder  Auftragsposition
  1427.        individuell   verändert  werden,  indem  der   Prozentwert
  1428.        geändert  wird  oder  der Rabattbetrag  in  DM  eingegeben
  1429.        wird.  Beim  Auftragsausdruck wird der Prozentwert  hinter
  1430.        jeder Auftragsposition ausgegeben und außerdem der Rabatt-
  1431.        Gesamtbetrag ausgewiesen.
  1432.        Falls  Sie  beim  Kunden  einen  zweiten  Rabatt  vergeben
  1433.        haben,   wird  dieser  zusätzlich  zum  ersten  auf   alle
  1434.        Auftragspositionen vergeben.
  1435.  
  1436.  
  1437.        Skonto
  1438.        Geben  Sie  hier  die Tage ein, innerhalb  deren  Sie  den
  1439.        Skontoabzug  gewähren. Skonto wird auf  den  Lastschriften
  1440.        und in den Offenen Posten berücksichtigt.
  1441.        Zahlung bis
  1442.        wird  standardmäßig  auf  der  Rechnung  ausgegeben.  wird
  1443.        standardmäßig auf der Rechnung ausgegeben. Die  Fälligkeit
  1444.        der  1.  Mahnung  ergibt sich aus dem Rechnungsdatum  plus
  1445.        die  Anzahl  der Tage von diesem Feld und  von  "Tage  bis
  1446.        1.Mahnung" in der Adressenverwaltung.
  1447.        Wenn   Sie   also  eine  Rechnung  schreiben   mit   einem
  1448.        Zahlungsziel  von 8 Tagen und beim Kunden  bei  "Tage  bis
  1449.        1.Mahnung"  14 Tage eingetragen haben, ist die 1.  Mahnung
  1450.        21 Tage nach Rechnungsdatum fällig.
  1451.  
  1452.        Vertreter
  1453.        Wählen   Sie   hier   ggfs.   den   Vertreter   (aus   der
  1454.        Adressenverwaltung),    um    für    einzelne    Vertreter
  1455.        automatisch      eine      Provisionsabrechnung      (Menü
  1456.        Drucken/Listen)  aus den eingegebenen Aufträgen  erstellen
  1457.        zu  können. Die Provision der einzelnen Artikel wird dabei
  1458.        aus  der  Artikelverwaltung übernommen, es sei  denn,  Sie
  1459.        haben  in der Adressenverwaltung beim Vertreter eine feste
  1460.        Provision eingegeben.
  1461.  
  1462.  
  1463.        Vermerk
  1464.        In  dem  Eingabefeld Vermerk können Sie bei  Bedarf  einen
  1465.        Text  eingeben, der beim Auftragsausdruck neben "Angebot",
  1466.        "Auftragsbestätigung",  "Lieferschein"   "Rechnung"   bzw.
  1467.        "Gutschrift" gedruckt wird.
  1468.        Geeignet z.B. für Texte wie "Ihre Bestellung vom",  "unser
  1469.        Zeichen".  oder  "Komissionsnummer".  Außerdem  kann   ein
  1470.        Auftrag auch nach dem Vermerk gesucht werden.
  1471.        Wenn  Sie  nicht  möchten, daß der Text ausgedruckt  wird,
  1472.        geben  Sie  zu  Beginn des Vermerks ein  Anführungszeichen
  1473.        (") ein.
  1474.  
  1475.        Beachten  Sie auch, daß Sie ggfs. die Standardeingabe  für
  1476.        dieses Feld unter <Sonst/Vorgaben> festlegen können.  Wenn
  1477.        Sie  dies  ausnutzen,  müssen Sie  z.B.  nicht  bei  jedem
  1478.        Auftrag  immer wieder "Ihre Bestellung vom..."  eintippen,
  1479.        sondern  hier nur noch das Datum eintragen, wenn  Sie  als
  1480.        Vorgabe "Ihre Bestellung vom: " eintragen.
  1481.  
  1482.        Mwst. incl.
  1483.        Wenn  hier  'J'  steht,  verstehen  sich  die  angezeigten
  1484.        Preise  als Bruttopreise, und beim Auftragsdruck wird  die
  1485.        Mwst.  als  incl. ausgedruckt. Bei 'N' hingegen  wird  die
  1486.        Mwst.  aufgeschlagen.  Bei  '0'  wird  beim  Auftragsdruck
  1487.        keine Steuer ausgewiesen (z.B. für Auslandsrechnungen)
  1488.  
  1489.        Bei  Neuanlage  eines  Auftrags wird  der  Eintrag  "Mwst.
  1490.        incl."  von der Adressenverwaltung übernommen. Sie  können
  1491.        nämlich  schon  bei jedem einzelnen Kunden  festlegen,  ob
  1492.        seine  Aufträge  mit  der  Mwst  incl.,  excl.  oder  ohne
  1493.        fakturiert werden.
  1494.        Wenn   Sie   grundsätzlich  nur  netto  oder  nur   brutto
  1495.        fakturieren,  sollten  Sie dies im  Menü  <Sonst/Vorgaben>
  1496.        als  Vorgabe  eintragen, damit Sie dieses Eingabefeld  bei
  1497.        Neuanlage nicht immer wieder ändern müssen.
  1498.  
  1499.        Bestätigungsdatum
  1500.        Lieferscheindatum
  1501.        Rechnungsdatum
  1502.        Das  Datum, das in diesen Feldern steht, wird bei Ausdruck
  1503.        einer  Auftragsbestätigung, eines Lieferscheins bzw. einer
  1504.        Rechnung ausgegeben.
  1505.        Wenn  das Datumfeld beim Ausdruck noch leer ist, wird hier
  1506.        automatisch  das  Tagesdatum eingetragen und  ausgedruckt,
  1507.        so  daß  Sie sich um das korrekte Datum kaum noch  kümmern
  1508.        müssen.  Das eingetragene Datum kann natürlich später  von
  1509.        Ihnen wieder geändert werden.
  1510.  
  1511.        Valuta
  1512.        Bei    Eingabe   eines   Valutadatums   wird    auf    dem
  1513.        Rechnungsformular unter dem Rechnungsdatum und der  Nummer
  1514.        das Valutadatum ausgegeben.
  1515.  
  1516.        Kopf-/Fusstext
  1517.        Der  Kopftext  wird standardmäßig über den Positionstiteln
  1518.        gedruckt  und  der  Fusstext unter  der  Gesamtsumme.  Bei
  1519.        Auftragsanlage  wird  der Text,  der  bei  dem  Kunden  im
  1520.        Eingabefeld  "Liefer-/Zahlungsbedingungen" steht,  in  den
  1521.        Auftragsfuss     übernommen.     (Änderbar     im     Menü
  1522.        <Sonst/Vorgaben>)
  1523.        Während  der  Eingabe des Textes können Sie mit  [F2]  die
  1524.        Textbausteine    aufrufen    und     Texte    von     dort
  1525.        hineinkopieren.
  1526.  
  1527.        Wenn  Sie  die Kopf-/Fusstexte nie benötigen,  können  Sie
  1528.        mittels  der Auftragsvorlagen (Menü <Sonst/Vorlagen>)  die
  1529.        Eingabe bei der Auftragsneuanlage überspringen.
  1530.        Die  Vorgaben für diese Texte ist im Menü <Sonst/Vorgaben>
  1531.        möglich.
  1532.  
  1533.   Auftragspositionen
  1534.  
  1535.        Im      unteren      Bildschirmbereich     stehen      die
  1536.        Auftragspositionen.  Da bei langen  Aufträgen  nicht  alle
  1537.        Positionen  angezeigt werden können,  sehen  Sie,  während
  1538.        Sie  sich im Menü befinden nur die ersten sechs Positionen
  1539.        des  Auftrags. Im Eingabemodus können Sie dann durch  alle
  1540.        Positionen blättern.
  1541.  
  1542.  
  1543.   Auftrag neu anlegen
  1544.  
  1545.        Um   einen  Auftrag  neu  zu  erstellen,  wählen  Sie  den
  1546.        Menüpunkt  <Neu>.  Anschließend wird das  Auftragsformular
  1547.        geleert,   und  Sie  werden  gebeten,  die  vorgeschlagene
  1548.        Auftragsnummer  zu bestätigen oder zu ändern.  Die  Nummer
  1549.        kann  frei  vergeben  werden,  darf  aber  nicht  mehrmals
  1550.        vergeben werden.
  1551.        Wenn    Sie   Auftragsvorlagen   (Menü   <Sonst/Vorlagen>)
  1552.        angelegt   haben,   erhalten  Sie  nach  Bestätigung   der
  1553.        Auftragsnummer eine Auswahlliste mit der zu  übernehmenden
  1554.        Vorlage. Die Erläuterung hierzu finden Sie weiter unten.
  1555.  
  1556.        Eingabe des Kunden:
  1557.        Nach  Eingabe  der  Auftragsnummer muß der  Kunde  gewählt
  1558.        werden,  für  den  Sie den Auftrag erstellen.  TOP-FAKTURA
  1559.        nimmt  an, daß der Kunde in der Adressenverwaltung  steht.
  1560.        Deshalb  kann der Kunde per Nummer oder Name  gesucht  und
  1561.        übernommen werden. Wenn Sie also annehmen, daß  der  Kunde
  1562.        in  der  Adressenverwaltung bereits eingeben wurde, wählen
  1563.        Sie  Ihn per Eingabe der Nummer oder des Namens. Wenn  der
  1564.        Kunde   gefunden   wurde,  wird  die   komplette   Adresse
  1565.        angezeigt und muß anschließend noch von Ihnen mit  [Enter]
  1566.        bestätigt werden
  1567.  
  1568.        Wenn  der  eingegebene Kunde nicht gefunden wurde,  können
  1569.        Sie   entweder  noch  mal  suchen,  in  der  Adressenliste
  1570.        blättern, oder den Kunden neu anlegen. Mit der Taste  [F2]
  1571.        wird  die Kundenliste aufgerufen, und der gewünschte Kunde
  1572.        kann  selektiert  und mit [Enter] übernommen  werden.  Mit
  1573.        [F3]  wird  ein  neuer  Kunde  angelegt,  die  Kundendaten
  1574.        können anschließend in die von der Adressenverwaltung  her
  1575.        bekannte Maske eingetragen werden.
  1576.  
  1577.        Weitere Auftragsdaten
  1578.  
  1579.        Nachdem  die Auftragsnummer und der Kunde gewählt  wurden,
  1580.        können weitere Auftragsdaten eingegeben werden.
  1581.        Dazu gehören (Erläuterung siehe oben):
  1582.        -der Rabatt, der auf rabattfähige Artikel gewährt wird.
  1583.        -Skonto
  1584.        -ob   die  Mehrwertsteuer  bereits  in  der  Auftragssumme
  1585.        enthalten ist
  1586.        -das     Auftragsdatum,     Bestelldatum,     Lieferdatum,
  1587.        Rechnungsdatum
  1588.        -Valuta: das Datum, ab dem die Zahlungsfrist aktiv wird
  1589.        -Auftragskopf- und Fusstext
  1590.  
  1591.  
  1592.   Eingeben und bearbeiten der Auftragspositionen
  1593.  
  1594.        Nach   der   Eingabe   des   Auftragkopfes   können    die
  1595.        Auftragspositionen  eingegeben  werden.  Wenn  noch  keine
  1596.        Position  vorhanden ist, wird automatisch  eine  angelegt.
  1597.        Bei  der  Eingabe der Position nimmt TOP-FAKTURA  an,  daß
  1598.        der  Artikel  bereits  in der Lagerverwaltung  gespeichert
  1599.        ist,  und  die  notwendigen  Artikeldaten  aus  dem  Lager
  1600.        entnommen   werden   können.   Hierzu   kann   über    die
  1601.        Eingabefelder    für   die   Artikelnummer     oder    die
  1602.        Artikelbezeichnung  ein Artikel aus dem  Lager  übernommen
  1603.        werden.  Nachdem  Sie eines der beiden  Felder  ausgefüllt
  1604.        haben,  wird  der  Artikel  im  Lager  gesucht.  Wenn   er
  1605.        gefunden    wurde,    werden   die    notwendigen    Daten
  1606.        (Bezeichnung,   Preis,  Mwst.)  in   die   Positionsangabe
  1607.        übernommen und können geändert werden.
  1608.        Für  den  Fall,  daß  der  Artikel nicht  gefunden  wurde,
  1609.        können  Sie  die Eingabe wiederholen, in der  Artikelliste
  1610.        blättern  und  ihn  dort auswählen oder  den  Artikel  neu
  1611.        anlegen.  Wenn  Sie den Artikel eingegeben haben,  ist  es
  1612.        möglich, die Bezeichnung zu ändern. Anschließend kann  die
  1613.        Artikelmenge  eingetragen werden,  wonach  die  Preissumme
  1614.        und  die  Auftragssumme automatisch neu berechnet  werden.
  1615.        Der  Mehrwertsteuersatz steht rechts neben dem Gesamtpreis
  1616.        unter der Überschrift "M".
  1617.        Wenn  in der Spalte "Rab" ein Häkchen () steht, wurde  für
  1618.        diese  Position ein Rabatt eingegeben, der geändert werden
  1619.        kann, indem in der "Rab"-Spalte [Enter] gedrückt wird.
  1620.  
  1621.  
  1622.        Position hinzufügen, ändern, löschen
  1623.        Nachdem  Sie  die erste Position eingegeben haben,  können
  1624.        Sie  jederzeit  weitere Positionen neu  eingeben.  Drücken
  1625.        Sie  hierzu  [F3],  wenn  Sie die neue  Position  am  Ende
  1626.        anfügen   möchten  oder  [Einfg]  zum  Einfügen  vor   der
  1627.        aktuellen  Zeile. Das Löschen einer Position  ist  mittels
  1628.        [F5] problemlos möglich. Mit Enter kann die Position,  die
  1629.        Sie  angewählt haben, direkt geändert werden, um z.B.  die
  1630.        Menge oder den Artikelnamen zu korrigieren.
  1631.  
  1632.  
  1633.        Text-Position
  1634.        Außer normalen Artikel-Positionen können mittels [F3]  (im
  1635.        Eingabemodus  bei  Art.Nr. oder  Bezeichnung)  auch  Text-
  1636.        Positionen  angelegt  werden. Eine  Text-Position  besteht
  1637.        aus  nur  einem  Feld,  in das Sie  beliebig  langen  Text
  1638.        eingeben  können.  Eine Text-Position enthält  also  keine
  1639.        Menge/Preis.    Außerdem   wird   beim    Ausdruck    eine
  1640.        Textposition    nicht   wie   alle   anderen    Positionen
  1641.        durchnummeriert.
  1642.  
  1643.  
  1644.        Durch die Positionen blättern:
  1645.        Mit  den Pfeiltasten, [Bild hoch], [Bild runter], [Pos  1]
  1646.        und  [Ende]  ist es möglich, durch die gesamten Positionen
  1647.        eines Auftrages zu blättern.
  1648.  
  1649.        Um    aus    der    Positionseingabe   zum    Auftragsmenü
  1650.        zurückzukehren, drücken [Esc] oder zusammen mit [Alt]  den
  1651.        hervorgehobenen    Anfangsbuchstaben    des    gewünschten
  1652.        Menüpunktes.
  1653.  
  1654.  
  1655.   Ändern eines Auftrags
  1656.  
  1657.        Die   in  der  Auftragsverwaltung  gespeicherten  Aufträge
  1658.        können  jederzeit geändert werden. Hierzu wählen  Sie  den
  1659.        Menüpunkt <Ändern>, wonach die Auftragskopfdaten  geändert
  1660.        werden  können. Anschließend können die Auftragspositionen
  1661.        bearbeitet werden. Es besteht die Möglichkeit,  durch  die
  1662.        Positionen  zu  blättern,  neue  Positionen  zu  erfassen,
  1663.        vorhandene zu ändern oder zu löschen.
  1664.  
  1665.        Ändern bereits fakturierter Aufträge
  1666.        Nachdem  Sie  eine  Rechnung  bereits  ausgedruckt   (also
  1667.        fakturiert)  haben  und später wieder ändern,  müssen  Sie
  1668.        die    geänderte    Rechnung   erneut   ausdrucken    oder
  1669.        <Sonst/Fakturieren   ohne   Druck>   wählen,   damit   der
  1670.        geänderte  Rechnungsbetrag  auch  in  der  Offenen-Posten-
  1671.        Verwaltung  geändert  wird. Wenn der  offene  Posten  dort
  1672.        bereits gelöscht wurde, wird er wieder angelegt.
  1673.        Die  Mengenänderungen, die Sie bei fakturierten  Aufträgen
  1674.        nachträglich     durchführen,    werden     gleich     bei
  1675.        Mengenänderung ins Lager zurückgeschrieben.
  1676.  
  1677.  
  1678.   Suchen eines Auftrags
  1679.  
  1680.        Ein   Auftrag  kann  nach  einem  von  vier  Suchbegriffen
  1681.        gesucht werden:
  1682.  
  1683.        Auftragsnummer
  1684.        Wenn  die eingegebene Suchnummer gefunden wurde, wird  der
  1685.        entsprechende  Auftrag angezeigt und  die  Sortierung  der
  1686.        Aufträge erfolgt dann nach der Auftragsnummer.
  1687.  
  1688.        Adressen-/Kundennummer
  1689.        Wenn  für einen Kunden mit der eingegebenen Kundennr.  ein
  1690.        Auftrag  gefunden  wurde, wird dieser angezeigt.  Für  den
  1691.        Fall,  daß  mehrere  Aufträge für diesen  Kunden  gefunden
  1692.        wurden,  wird die Liste mit allen Aufträgen dieses  Kunden
  1693.        aufgerufen.  Hier  können  Sie  den  gewünschten   Auftrag
  1694.        auswählen.
  1695.  
  1696.        Name
  1697.        Ähnlich    wie    bei    der    Schnellsuche    in     der
  1698.        Adressenverwaltung  können Sie  einen  Auftrag  auch  nach
  1699.        Namen  suchen.  Wenn mehrere Aufträge  für  diesen  Kunden
  1700.        gefunden  wurden,  wird  die  Liste  mit  allen  Aufträgen
  1701.        dieses Kunden aufgerufen.
  1702.  
  1703.        Vermerk
  1704.        Das  Eingabefeld Vermerk können Sie universal  nach  Ihren
  1705.        Wünschen    nutzen.    z.B.   läßt    sich    hier    eine
  1706.        Kommissionsnummer  oder ein Kennzeichen für  unbearbeitete
  1707.        Aufträge festhalten, wonach Sie suchen können.
  1708.        Wenn  der  Suchbegriff  bei mehreren  Aufträgen  auftritt,
  1709.        können  diese  nacheinander alle angezeigt  werden.  Falls
  1710.        Sie  das,  was  Sie  bei  Vermerk eingegeben  haben,  beim
  1711.        Auftragsdruck  nicht  ausgeben  möchten,  geben  Sie   bei
  1712.        Vermerk  einfach  als erstes Zeichen ein Anführungszeichen
  1713.        (") ein.
  1714.  
  1715.  
  1716.   Drucken eines Auftrags
  1717.  
  1718.        Nachdem Sie einen Auftrag erstellt haben, soll er  in  der
  1719.        Regel  auch  sofort ausgedruckt werden. Wählen Sie  hierzu
  1720.        bitte  den Menüpunkt <Drucken> an. Dieser Menüpunkt bietet
  1721.        die Optionen
  1722.        -Auftrag drucken
  1723.        -Aufnahme in Stapeldatei
  1724.        -Stapeldruck
  1725.        -Listen
  1726.        -Adreßetikett
  1727.        -Zahlschein
  1728.        -Lastschrift
  1729.  
  1730.        Um  einen  Auftrag  sofort auszudrucken,  muß  die  Option
  1731.        <Auftrag  drucken>  gewählt werden. Bevor  gedruckt  wird,
  1732.        fragt Sie TOP-FAKTURA noch, was gedruckt werden soll:  ein
  1733.        Angebot,  eine Auftragsbestätigung, ein Lieferschein  eine
  1734.        Rechnung oder eine Gutschrift.
  1735.        Nachdem   Sie   einen  Typ  gewählt  haben,  erfolgt   der
  1736.        Ausdruck.   Ein  Auftrag  kann  beliebig  oft  ausgedruckt
  1737.        werden.
  1738.        Was  Sie bisher von einem Auftrag ausgedruckt haben, zeigt
  1739.        Ihnen   die   Auftragsmaske   ganz   rechts   neben    der
  1740.        Auftragsnummer.  Die Abkürzungen "AG",  "AB",  "LS",  "RG"
  1741.        "GS" zeigen Ihnen an, daß Sie von dem Auftrag bereits  ein
  1742.        Angebot,  eine  Auftragsbestätigung,  einen  Lieferschein,
  1743.        eine  Rechnung  oder eine Gutschrift gedruckt  haben.  Die
  1744.        Abkürzung  "OP" zeigt, daß für diesen Auftrag ein  offener
  1745.        Posten vorhanden ist.
  1746.  
  1747.   Aufnahme in Stapeldatei
  1748.  
  1749.        Ein  Auftrag kann sofort ausgedruckt werden, oder in  eine
  1750.        Stapeldatei   aufgenommen  werden.  In  diese  Stapeldatei
  1751.        können  Sie  beliebig  viele Aufträge  aufnehmen,  um  sie
  1752.        später  (z.B.  am Abend oder am Ende einer Arbeitssitzung)
  1753.        alle  auf  einmal auszudrucken, anstatt sie  alle  einzeln
  1754.        auszugeben.  Um  Aufträge zum Ausdruck zu sammeln,  wählen
  1755.        Sie   den   Menüpunkt  <Druck/Aufnahme  in   Stapeldatei>.
  1756.        Anschließend  muß  noch entschieden  werden,  welcher  Typ
  1757.        aufgenommen      werden      soll,      also      Angebot,
  1758.        Auftragsbestätigung,    Lieferschein,    Rechnung     oder
  1759.        Gutschrift.
  1760.  
  1761.  
  1762.   Stapeldruck durchführen
  1763.  
  1764.        Nachdem  Sie  mit dem Menüpunkt <Aufnahme in  Stapeldatei>
  1765.        Aufträge  zum  Stapeldruck in die Stapeldatei  aufgenommen
  1766.        haben,  werden  mit der Menüoption <Stapeldruck>  alle  in
  1767.        der  Stapeldatei  stehenden Aufträge  des  gewählten  Typs
  1768.        ausgedruckt.
  1769.  
  1770.  
  1771.   Auftragsliste
  1772.  
  1773.        Der  Menüpunkt <Auftragsliste> dient dazu, eine Liste  der
  1774.        gespeicherten   Aufträge  auf  dem  Drucker  auszugegeben.
  1775.        Dabei  können die zu druckenden Aufträge durch Angabe  des
  1776.        Zeitraums selektiert werden.
  1777.  
  1778.  
  1779.        Liste der Aufträge
  1780.        Bei  Anwahl  dieses  Menüpunktes  wird  eine  Liste  aller
  1781.        gespeicherten  Aufträge auf dem Bildschirm gezeigt,  durch
  1782.        die   Sie   (wie   in  der  Kunden-  und  Lagerverwaltung)
  1783.        durchblättern können.
  1784.  
  1785.  
  1786.   Provisionsliste
  1787.  
  1788.        Die  Provisionsliste  ist  eine Vertreterabrechnung  eines
  1789.        Vertreters.  Sie  enthält alle Rechnungen eines  wählbaren
  1790.        Zeitraumes, denen der gewählte Vertreter zugeordnet ist.
  1791.        Die  Provision  wird aus der Artikelverwaltung  übernommen
  1792.        und  bezieht sich auf den Nettoartikelpreis, der ggfs.  um
  1793.        den Kundenrabatt vermindert wurde.
  1794.          Wenn die Provision des Vertreters fest sein sollte,  muß
  1795.        diese  in  der  Adressenverwaltung beim Vertreter  in  den
  1796.        Bemerkungen   mit   dem  Kommando  !PROVISION   eingegeben
  1797.        werden. Dann wird beim Ausdruck der Provisionsliste  nicht
  1798.        die  Provision  der einzelnen Artikel, sondern  die  feste
  1799.        Provision  genommen, die beim Vertreter hinter  !PROVISION
  1800.        steht.
  1801.  
  1802.   Löschen eines Auftrags
  1803.  
  1804.        Wenn  Sie  einen Auftrag komplett löschen möchten,  wählen
  1805.        Sie   bitte  den  Menüpunkt  <Löschen>.  Sicherheitshalber
  1806.        fragt  Sie  TOP-FAKTURA noch einmal, ob  Sie  den  Auftrag
  1807.        wirklich  löschen  wollen. Wenn Sie die Frage  bestätigen,
  1808.        wird der Auftrag endgültig gelöscht.
  1809.  
  1810.  
  1811.   Auftrag fakturieren ohne Ausdruck
  1812.  
  1813.        Damit   die   Verkaufsmenge  der  zum  gewählten   Auftrag
  1814.        gehörenden  Artikel von der Lagermenge abgebucht  und  der
  1815.        Auftrag  in  die offenen Posten überführt  wird,  gibt  es
  1816.        zwei Möglichkeiten:
  1817.  
  1818.        1. Sie drucken einen Lieferschein oder eine Rechnung:
  1819.  
  1820.        ...  dann  werden die oben genannten Buchungen automatisch
  1821.        durchgeführt. (Siehe hierzu auch Menü <Sonst/Vorgaben>
  1822.  
  1823.        2.: Sie wählen diesen Menüpunkt:
  1824.  
  1825.        ...  hierdurch sparen Sie sich z.B. den Ausdruck, wenn ein
  1826.        Kunde bar ohne Rechnung/Lieferschein bezahlt.
  1827.  
  1828.  
  1829.   Auftrag übernehmen/anfügen
  1830.  
  1831.        Wählen Sie aus der Auftragsliste den Auftrag aus, den  Sie
  1832.        an  den gerade bearbeiteten Auftrag anhängen möchten.  Sie
  1833.        können    z.B.   für   häufig   wiederkehrende    Aufträge
  1834.        Musteraufträge erstellen, die Sie dann über  die  Funktion
  1835.        <Auftrag  anfügen> bei neuen Aufträgen  ganz  einfach  per
  1836.        Tastendruck   anhängen und anschließend ggfs. noch  ändern
  1837.        und ergänzen können.
  1838.  
  1839.        Praktisch  ist  die Funktion z.B. auch für den  Fall,  daß
  1840.        Sie  einem  Kunden zuerst mehrere Lieferscheine  erstellen
  1841.        und   erst  nachträglich  eine  Gesamtrechnung  über  alle
  1842.        Lieferscheine.
  1843.  
  1844.  
  1845.   Vorgaben
  1846.  
  1847.        Artikelmenge abbuchen
  1848.        Top-Faktura  führt  für Sie automatisch den  Lagerbestand.
  1849.        D.h.   wenn  Sie  Ware  verkaufen,  wird  die  Menge   vom
  1850.        Artikelbestand  abgebucht  und der  Artikelumsatz  erhöht.
  1851.        Die     Abbuchung     erfolgt    beim     Ausdruck     der
  1852.        Auftragsformulare, bei denen Sie in den
  1853.        Vorgaben  die  Abbuchung aktiviert haben.  Wenn  z.B.  der
  1854.        Bestand  erst  beim  Druck der Rechnung  abgebucht  werden
  1855.        soll,  wählen Sie bei "Lagerbestand abbuchen" nur bei  der
  1856.        Rechnung   <Ja>,  bei  Angebot,  Auftragsbestätigung   und
  1857.        Lieferschein hingeben <Nein>.
  1858.  
  1859.        Auftrag in die offenen Posten übernehmen
  1860.        Neue  Aufträge  werden nach Ausdruck  automatisch  in  die
  1861.        Offenen   Posten  übernommen  und  bei  einem   geänderten
  1862.        Auftrag  wird  der bereits vorhandene offene  Posten  dann
  1863.        automatisch  korrigiert. Wählen Sie in  den  Vorgaben,  ob
  1864.        dies    beim   Ausdruck   der   Auftragsbestätigung   oder
  1865.        Lieferschein oder Rechnung erfolgen soll.
  1866.  
  1867.        Preisänderung zurückschreiben
  1868.        Wenn  Sie einen Artikel aus der Artikelverwaltung  in  den
  1869.        Auftrag  übernehmen und anschließend im Auftrag den  Preis
  1870.        ändern,  besteht die Möglichkeit, daß diese Änderung  auch
  1871.        im  Artikelstamm  vorgenommen  wird.  Sie  können  in  den
  1872.        Vorgaben  wählen,  ob  dies immer  automatisch,  nur  nach
  1873.        Abfrage oder gar nicht erfolgt.
  1874.  
  1875.        Kopf-/Fusstext
  1876.        Diese  Vorgabe  wird  bei Neuanlage in die  entsprechenden
  1877.        Felder des Auftrags übernommen, sofern beim Kunden in  der
  1878.        Adressenverwaltung    keine    Liefer-/Zahlungsbedingungen
  1879.        eingegeben wurden.
  1880.  
  1881.        Zahl-/Lieferbedingungen
  1882.        Dieser   in   der  Adressenverwaltung  zu  jeder   Adresse
  1883.        gespeicherte  Text kann bei Auftragsanlage automatisch  in
  1884.        den   Auftrag  übernommen  werden.  Wählen  Sie  bei   den
  1885.        Vorgaben,  ob  die Zahl-/Lieferbedingungen des  Kunden  in
  1886.        den  Kopf-  oder  Fusstext des Auftrags übernommen  werden
  1887.        sollen.
  1888.  
  1889.   Vorlagen
  1890.  
  1891.        Mit   den  Auftragsvorlagen  kann  die  Auftragserstellung
  1892.        erheblich vereinfacht werden.
  1893.  
  1894.        Wenn  Sie  Vorlagen  eingetragen  haben,  erscheint  diese
  1895.        Liste  mit  den Vorlagen bei der Neuanlage eines Auftrags.
  1896.        Bei Auswahl einer Vorlage wird
  1897.        -  der Auftrag für den Kunden erstellt, der in der Vorlage
  1898.        steht
  1899.        -  der  Auftrag übernommen, der in der Vorlage eingetragen
  1900.        ist
  1901.        -  bei  der Eingabe zu dem in der Vorlage gewählten  Punkt
  1902.        gesprungen, also zum Kopf-/Fusstexte oder den Positionen.
  1903.  
  1904.        Beachten  Sie,  daß  die Übernahme  des  Kunden  bzw.  des
  1905.        Auftrags  wahlweise  möglich ist, d.h.  die  Vorlage  kann
  1906.        auch ohne diesen Eintrag erstellt werden.
  1907.        Wenn  Sie bei Auftragsanlage keine der Vorlagen übernehmen
  1908.        möchten,  verlassen  Sie die Vorlagenliste  mit  der  ESC-
  1909.        Taste. Anschließend erfolgt die Anlage wie gewohnt.
  1910.  
  1911.  
  1912.  
  1913.  
  1914.   Offene-Posten-Verwaltung
  1915.   ════════════════════════
  1916.  
  1917.  
  1918.        In  der Offenen-Posten-Verwaltung können Sie alle offenen,
  1919.        also   nicht  bezahlte  Rechnungsbeträge  und  ggfs.   die
  1920.        bereits   erfolgten   Mahnschreiben   kontrollieren.   Die
  1921.        Außenstände/offenen  Rechnungsbeträge  werden   von   TOP-
  1922.        FAKTURA  automatisch  in  die Offenen-Posten  aufgenommen,
  1923.        wenn  Sie  Rechnungen drucken (siehe hierzu Modul Aufträge
  1924.        <Sonst/Vorgaben>.
  1925.        In    der   Offenen-Posten-Verwaltung   können   Sie   die
  1926.        Zahlungseingänge zu offenen Rechnungen eingeben. Wenn  ein
  1927.        offener Posten ganz bezahlt wurde, wird er in der Offenen-
  1928.        Posten-Verwaltung  nicht mehr angezeigt.  Außerdem  können
  1929.        Sie Beträge gutschreiben oder offene Posten stornieren.
  1930.  
  1931.        Nach  der  Hauptmenüwahl  <Zahlungseingang/offene  Posten>
  1932.        erscheint die Maske der Offenen-Posten-Verwaltung.
  1933.  
  1934.        Unter  der  Menüzeile  am oberen Bildschirmrand  wird  pro
  1935.        Bildschirmseite  ein offener Posten angezeigt.  Im  oberen
  1936.        Bereich  der  Maske  wird  die  Rechnungsnummer  und   das
  1937.        Rechnungsdatum  angezeigt, in der Mitte  die  Kundendaten,
  1938.        in  der  zweiten  Bildschirmhälfte die Daten  des  offenen
  1939.        Betrages  und die Daten der zu diesem Posten geschriebenen
  1940.        Mahnungen.
  1941.  
  1942.        Sie  können  einen  bestimmten  offenen  Posten  anwählen,
  1943.        indem  Sie  mit  den  hoch/runter  Pfeiltasten  durch  die
  1944.        offenen  Beträge blättern, die Funktion <Suchen> aufrufen,
  1945.        oder ihn in der Kurzliste auswählen.
  1946.  
  1947.  
  1948.   Zahlungseingang
  1949.  
  1950.        Der  Menüpunkt <Zahlungseingang> wird aufgerufen, wenn ein
  1951.        Teilbetrag  eines  Rechnungsbetrages gezahlt  wurde,  oder
  1952.        eine Gutschrift erfolgen soll.
  1953.        Nachdem  Sie die Menüoption mit der Enter-Taste  bestätigt
  1954.        haben,    öffnet    sich   ein   Eingabefeld    für    den
  1955.        Gutschriftbetrag,  den Zahlungsbetrag und  das  Datum  des
  1956.        Eingangs. Tragen Sie hier bitte die jeweiligen Daten  ein.
  1957.        Wenn  keine Gutschrift bzw. kein Zahlungseingang  erfolgen
  1958.        soll,  geben  Sie  "0" ein. Nach der  Eingabe  werden  Sie
  1959.        gefragt, ob der Betrag wirklich gebucht werden soll.  Wenn
  1960.        Sie  die  Frage bestätigen, wird der Restbetrag, der  noch
  1961.        zu  zahlen  ist,  neu  berechnet und angezeigt.  Wenn  der
  1962.        offene  Betrag  insgesamt bezahlt wurde, verschwindet  der
  1963.        offene Posten aus der Liste.
  1964.  
  1965.   Rechnung bezahlt
  1966.  
  1967.        In  der  Regel  werden Rechnungen auf  einen  Schlag  ganz
  1968.        bezahlt.  Deshalb  kann  mit [F9]  der  angewählte  offene
  1969.        Posten ohne zusätzliche Eingabe des Zahlungseinganges  mit
  1970.        nur einem Tastendruck als bezahlt eingegeben werden.
  1971.  
  1972.   Neu anlegen
  1973.  
  1974.        Mittels   der  Neuanlage  können  Sie  einen  OP   manuell
  1975.        hinzufügen,  ohne  hierfür  eine  Rechnung  schreiben   zu
  1976.        müssen.  Die auf diesem Weg eingegebenen OP werden  jedoch
  1977.        nicht  in der Umsatzstatistik angezeigt, da keine Rechnung
  1978.        vorliegt.
  1979.  
  1980.   Stornieren
  1981.  
  1982.        Hierdurch wird der OP gelöscht und der zugehörige  Auftrag
  1983.        als  "storniert"  markiert. Stornierte Rechnungen  tauchen
  1984.        dann nicht mehr in der Umsatzstatistik auf.
  1985.  
  1986.   Löschen
  1987.  
  1988.        Durch Anwahl dieses Befehls wird der OP gelöscht. Er  kann
  1989.        danach  z.B.  durch erneuten Rechnungsdruck und  Verbuchen
  1990.        wieder in dieser OP-Verwaltung auftauchen.
  1991.        Der  Unterschied  zum  Befehl <Stornieren>  ist,  daß  der
  1992.        Auftrag nicht als "storniert"  markiert wird.
  1993.  
  1994.   Liste
  1995.  
  1996.        Durch  den  Aufruf der Menüoption <Liste> wird eine  Liste
  1997.        aller  offenen  Posten auf dem Bildschirm  angezeigt.  Sie
  1998.        können   wie   gewohnt  durch  die  Liste   blättern   und
  1999.        Datensätze auswählen.
  2000.  
  2001.   Drucken
  2002.  
  2003.        Mit   dem   Befehl   <Drucken>  kann  eine   Liste   aller
  2004.        Außenstände auf dem Drucker ausgegeben werden.
  2005.  
  2006.   Mahnungsdaten
  2007.  
  2008.        Sie  können das Datum der einzelnen Mahnstufen, also  wann
  2009.        die  Mahnung  der jeweiligen Mahnstufe geschrieben  wurde,
  2010.        frei   eingeben  und  ändern.  Die  Daten  der   einzelnen
  2011.        Mahnstufen  befinden  sich  in  der  Bildschirmmaske   des
  2012.        jeweiligen Offenen Posten.
  2013.        Wenn  in einer Mahnstufe kein Datum steht, wurde auch noch
  2014.        keine  Mahnung  geschrieben  (oder  Sie  haben  das  Datum
  2015.        gelöscht).
  2016.        TOP-FAKTURA   erkennt  an  diesen  Tagesdaten,   bis   zur
  2017.        wievielten  Mahnstufe  bereits gemahnt  wurde.  Wenn  also
  2018.        z.B. in der 2. Mahnstufe ein Datum steht, und die bei  der
  2019.        3.-5.-Mahnstufe  kein Datum steht, wird  TOP-FAKTURA  beim
  2020.        nächsten  Mahndruck  diesen  Offenen  Posten  in  die   3.
  2021.        Mahnstufe einordnen.
  2022.        Die  Datum-Einträge können Sie frei ändern, ergänzen  oder
  2023.        löschen,  z.B.  für den Fall, daß Sie eine Mahnung  einmal
  2024.        nicht   mit  TOP-FAKTURA  schreiben  oder  eine  gedruckte
  2025.        Mahnung rückgängig machen möchten.
  2026.  
  2027.  
  2028.  
  2029.  
  2030.   Mahnungen
  2031.   ═════════
  2032.  
  2033.  
  2034.   Mahnungen drucken
  2035.  
  2036.        TOP-FAKTURA automatisiert das Drucken von Mahnungen.
  2037.        Wahlweise  können die Mahnungen halb- oder vollautomatisch
  2038.        gedruckt werden, mit Standard- oder Individualtext.
  2039.        Außerdem  werden die Mahnungen eines Kunden gesammelt  und
  2040.        zu  einer  Mahnung zusammengefaßt. So ist  sichergestellt,
  2041.        daß  ein  Kunde  bei mehreren fälligen offenen  Rechnungen
  2042.        nicht   für  jede  Rechnung  ein  einzelnes  Mahnschreiben
  2043.        erhält.
  2044.  
  2045.        Um  das  Mahnsystem zu starten, wählen Sie  bitte  in  dem
  2046.        Menü <Zahlungsverkehr> den Menüpunkt <Mahnungswesen>.
  2047.        Anschließend   öffnet  sich  ein  Fenster  mit   folgenden
  2048.        Menüpunkten
  2049.  
  2050.        Mahnungen anzeigen / drucken
  2051.        Mahnungen an Textverarbeitung
  2052.        übergeben
  2053.  
  2054.        Wenn  Sie  fällige  Mahnungen  drucken  oder  nur  ansehen
  2055.        möchten, wählen Sie die erste Menüoption. Sie werden  dann
  2056.        von     TOP-FAKTURA    gefragt,    ob    Sie    halb-/oder
  2057.        vollautomatisch drucken möchten:
  2058.  
  2059.        Mit Einzelabfrage
  2060.        Ohne Einzelabfrage
  2061.  
  2062.        "Mit Einzelabfrage" bedeutet, daß TOP-FAKTURA Sie vor  dem
  2063.        Ausdrucken  einer Mahnung fragt, ob die auf dem Bildschirm
  2064.        angezeigte  Mahnung  ausgedruckt  werden  soll.  Wenn  Sie
  2065.        "Ohne   Einzelabfrage"   wählen,  werden   alle   fälligen
  2066.        Mahnungen  automatisch an einem Stück  ohne  Einzelabfrage
  2067.        gedruckt.
  2068.  
  2069.        In dem folgenden Menü
  2070.  
  2071.        Standard-Text
  2072.        Individual-Text
  2073.  
  2074.        kann  noch  ausgesucht werden, ob die einzelnen  Mahnungen
  2075.        alle    mit   den   in   dem   Menüpunkt   <Mahnungstexte>
  2076.        vordefinierten   Mahn-Standardtexten  ausgedruckt   werden
  2077.        sollen, alle Mahnungen erhalten dann denselben Text.
  2078.        Bei  der Wahl von "Individual-Text" kann der Text für eine
  2079.        Mahnung neu eingegeben werden.
  2080.  
  2081.        Wenn   Sie  den  vollautomatischen  Modus  gewählt  haben,
  2082.        werden   nach   dieser  letzten  Menüwahl  alle   fälligen
  2083.        Mahnungen ausgedruckt.
  2084.        Nachdem  Sie  in den Menüs Ihre Voreinstellungen  für  den
  2085.        halbautomatischen Druckmodus getroffen haben,  werden  nun
  2086.        alle  fälligen  Mahnungen  auf  je  einer  Bildschirmseite
  2087.        angezeigt.
  2088.  
  2089.        Im  oberen  Bereich der Maske wird die Adresse des  Kunden
  2090.        angezeigt,  für  den  eine Mahnung  fällig  ist.  Darunter
  2091.        folgen die einzelnen Mahnposten/offenen Posten, bei  denen
  2092.        der Kunde die Zahlfrist überschritten hat.
  2093.        Da   bei   den   einzelnen   Mahnposten   unterschiedliche
  2094.        Mahnstufen  möglich  sind, wird die  Mahnstufe  unter  der
  2095.        Überschrift "Mst." ausgegeben.
  2096.        Bei   der   2.   bis  5.  Mahnstufe  werden  zur   offenen
  2097.        Rechnungssumme   noch  die  Mahngebühren   addiert.   (Die
  2098.        Mahngebühren  können  im Menüpunkt <Mahntexte>  festgelegt
  2099.        werden.)
  2100.  
  2101.        Bitte  beachten Sie, daß bei den Kunden, die  Sie  in  der
  2102.        Kundenverwaltung  mit  einer  Mahnsperre  versehen  haben,
  2103.        keine Mahnung angezeigt/gedruckt wird.
  2104.  
  2105.  
  2106.   Mahn-/Zahlungsfristen
  2107.  
  2108.        Nach  wieviel Tagen nach dem Rechnungsdatum ein Kunde  die
  2109.        erste  Mahnung erhält bestimmt der Eintrag  "Tage  bis  1.
  2110.        Mahnung"  in der Adressenverwaltung. Hier können  Sie  für
  2111.        jede  Adresse  individuell festlegen,  welche  Mahnfristen
  2112.        gelten.  Die  Tage  bis zur ersten, zweiten,  dritten  und
  2113.        vierten Mahnung sind dabei frei wählbar.
  2114.        Die  erste  Zahl in dem Punkt "Tage bis 1.2.3.4.  Mahnung"
  2115.        gibt  an,  nach  wie vielen Tagen nach dem  Rechnungsdatum
  2116.        die  erste Mahnung fällig wird. Die zweite Zahl  gibt  an,
  2117.        nach  wieviel  Tagen  nach der ersten Mahnung  die  zweite
  2118.        Mahnung  fällig  wird  usw.,  sehen  Sie  hier  ggfs.   im
  2119.        entsprechenden Kapitel der Adressenverwaltung nach.
  2120.  
  2121.        Bei  der Fälligkeit der 1. Mahnung spielt allerdings  noch
  2122.        die  Eingabe "Zahlung bis" im Auftragskopf ein Rolle.  Die
  2123.        Fälligkeit  der 1. Mahnung ergibt sich aus  dem  maximalen
  2124.        Wert  von  diesem  Feld und "Tage bis  1.Mahnung"  in  der
  2125.        Adressenverwaltung. Wenn Sie also eine Rechnung  schreiben
  2126.        mit  einem  Zahlungsziel von 28 Tagen und beim Kunden  bei
  2127.        "Tage  bis 1.Mahnung" 14 Tage eingetragen haben,  ist  die
  2128.        1.  Mahnung  erst 28 Tage nach Rechnungsdatum fällig.  Bei
  2129.        einem  Zahlungsziel von 8 Tagen, wäre die 1. Mahnung  nach
  2130.        14 Tagen fällig.
  2131.  
  2132.        Ihre  persönlichen  Standardwerte  für  diese  Mahnfristen
  2133.        müssen  Sie  nicht bei jedem neuen Kunden ändern,  da  Sie
  2134.        die  Standardwerte in dem Menü <Sonst/Vorgaben>  festlegen
  2135.        können.  Wenn Sie dann einen neuen Kunden anlegen,  werden
  2136.        in   die  Mahnfrist-Eingabefelder  automatisch  die  Werte
  2137.        eingetragen, die Sie bei den Vorgaben festgelegt haben.
  2138.  
  2139.   Mahntexte
  2140.  
  2141.        Mit  TOP-FAKTURA  können Sie wie oben beschrieben  fällige
  2142.        Mahnungen  voll-  oder halbautomatisch drucken  und  dabei
  2143.        bevor  eine  Mahnung gedruckt wird, den  zugehörigen  Text
  2144.        entweder  individuell  eingeben oder aber den Standardtext
  2145.        wählen.
  2146.        Diese   Standardtexte  finden  Sie  unter  dem   Menüpunkt
  2147.        <Texte/Mahntexte>. Hier können Sie zu jeder Mahnstufe  den
  2148.        Standardtext eingeben bzw. ändern.
  2149.  
  2150.   Mahngebühren
  2151.  
  2152.        Ab  der zweiten Mahnung werden Sie dem Kunden in der Regel
  2153.        Mahngebühren berechnen.
  2154.        Diese  können  unter  dem Menüpunkt <Texte/Mahntexte>  für
  2155.        die  2.,  3.  und  4.  Mahnstufe eingegeben  und  geändert
  2156.        werden.
  2157.  
  2158.   Mahntexte
  2159.  
  2160.  
  2161.        Wenn    ein    Kunde    die   festgelegte    Zahlungsfrist
  2162.        überschreitet, können Sie ihn durch Mahnungen,  die  halb-
  2163.        oder  vollautomatisch gedruckt werden, zum Begleichen  der
  2164.        offenen    Posten   auffordern.   Unter   dem    Menüpunkt
  2165.        <Mahntexte>    können    Sie   dafür    die    notwendigen
  2166.        Standardtexte der fünf Mahnstufen eingeben.
  2167.  
  2168.        Mahngebühren
  2169.        Unter   dem   Punkt   <Mahngebühren>   können   Sie    die
  2170.        Mahngebühren  für  die 2., 3. und 4.  Mahnung  individuell
  2171.        eingeben.  Die  Mahngebühren werden beim Mahnungsdruck  zu
  2172.        dem offenen Posten addiert.
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.  
  2177.   Textverarbeitung
  2178.   ════════════════
  2179.  
  2180.  
  2181.        Mit   der  eingebauten Textverarbeitung  steht  Ihnen  ein
  2182.        einfacher  Texteditor  zur Verfügung,  mit  dem  Sie  z.B.
  2183.        Briefe   und   die   zum  Programm  gehörenden   Formulare
  2184.        bearbeiten   können.  Außerdem  können  Sie  hiermit   die
  2185.        Programmausdrucke weiterbearbeiten.
  2186.        Sie   können  Texte  und  Bausteine  einfügen,  Textblöcke
  2187.        kopieren,  verschieben,  löschen, einrahmen,  links-  oder
  2188.        rechtsbündig oder als Blocksatz formatieren.
  2189.  
  2190.  
  2191.   Tastenbelegung:
  2192.  
  2193.        Taste(n)      Befehl bzw. Wirkung
  2194.        ----------------------------------------------------------
  2195.        Pfeiltasten   im Text bewegen
  2196.  
  2197.        [Bild  hoch]  halbe  Bildschirmseite (10 Zeilen)  nach  oben
  2198.                      bewegen
  2199.        [Bild runter] halbe Bildschirmseite nach unten bewegen
  2200.  
  2201.        [Strg] [Bild hoch]   Springe an den Anfang des Textes
  2202.        [Strg] [Bild runter] Springe an das Ende des Textes
  2203.  
  2204.        [Pos1]        springe an den Anfang der Zeile
  2205.        [Ende]        springe an das Ende der Zeile
  2206.  
  2207.        [Einfg]       Überschreib-/Einfügemodus umschalten
  2208.  
  2209.        [Strg] [Y]    Zeile löschen, auf der der Cursor steht
  2210.        [Strg] [N]    Zeile einfügen
  2211.  
  2212.        [Strg] [T]    Wort rechts vom Cursor löschen
  2213.  
  2214.  
  2215.        Tasten, um mit Ausschnitten zu arbeiten:
  2216.  
  2217.        [F7]          Beginn des Ausschnitts setzen
  2218.        [F8]          Ende des Ausschnitts setzen
  2219.  
  2220.        [F9]          gesetzten Ausschnitt (Markierung) aufheben
  2221.  
  2222.        [Strg] [F7]   Ausschnittyp    wählen    (Zeilen-     oder
  2223.                      Spaltenausschnitt)
  2224.  
  2225.        [F3]          Kopieren des aktiven Ausschnitts  an  aktuelle
  2226.                      Cursorposition
  2227.        [F4]          Verschieben des aktiven Ausschnitts
  2228.        [F5]          Löschen des aktiven Ausschnitts
  2229.  
  2230.        [Strg] [F8]   aktiven Ausschnitt gestalten/formatieren
  2231.                      (nur bei Spalten-Ausschnitt möglich,  siehe
  2232.                      Taste [Strg] [F7])
  2233.  
  2234.  
  2235.   Schriftgröße und Attribute
  2236.  
  2237.        Die  gewünschte  Schrift  kann im  Menü  <Text/Schriftart>
  2238.        gewählt  werden, wobei anschließend ein Steuerzeichen  für
  2239.        diese   Schrift  in  den  Text  eingesetzt  wird.   Dieses
  2240.        Steuerzeichen  beginnt  mit  einem  "^"  gefolgt  von  der
  2241.        Schriftgröße  (10,  12,  15, 17 ,  20  Zeichen/Zoll)  oder
  2242.        einem  Großbuchstaben, wenn ein Schriftattribut  aktiviert
  2243.        werden  soll, oder entsprechender Kleinbuchstabe,  um  das
  2244.        zuvor gewählte Attribut zu deaktivieren.
  2245.  
  2246.        Die folgende Zeile wird z.B. in Fettschrift gedruckt:
  2247.  
  2248.        ^F Sonderangebot ^f
  2249.  
  2250.        Beachten  Sie,  daß  gewählte  Schriftattribute  so  lange
  2251.        aktiv bleiben, bis sie abgeschaltet werden. Damit bei  dem
  2252.        obigen  Beispiel  nicht  auch noch alle  folgenden  Zeilen
  2253.        fett  gedruckt   werden, wird der Fettdruck  am  Ende  der
  2254.        Zeile wieder mittels "^f" ausgeschaltet.
  2255.  
  2256.        Weitere Bespiele zu Schriftgrößen:
  2257.  
  2258.        Steuerzeichen        Erläuterung
  2259.  
  2260.        ^10      Normale Schriftgröße (10 CPI= Zeichen pro Zoll)
  2261.        ^12      Etwas kleiner        (12 Zeichen pro Zoll)
  2262.        ^15      Noch kleiner         (15 Zeichen pro Zoll)
  2263.        ^17      Noch viel kleiner    (17 Zeichen pro Zoll)
  2264.        ^20      Ganz klein           (20 Zeichen pro Zoll)
  2265.  
  2266.        ^B       Breitdruck  -> alles doppelt so breit wie vorher
  2267.        ^b       Breitdruck aus
  2268.  
  2269.        Wenn  Ihr  Drucker auf manche Schriftgrößen oder Attribute
  2270.        nicht   reagiert,   kann  das  daran   liegen,   daß   die
  2271.        entsprechenden  Druckerbefehle  im  Druckertreiber   nicht
  2272.        unterstützt werden oder fehlerhaft sind.
  2273.  
  2274.  
  2275.   Serienbriefe
  2276.  
  2277.        Um  Serienbriefe  zu  drucken,  müssen  folgende  Schritte
  2278.        durchgeführt werden:
  2279.  
  2280.        1. Einsetzen von Platzhaltern in den Brief
  2281.        2. Bestimmen  der  Kunden/Adressen, die  den  Serienbrief
  2282.           erhalten sollen
  2283.  
  2284.  
  2285.        1. Platzhalter:
  2286.        Platzhalter  geben  an, wo sich im  Brief  der  Serientext
  2287.        befindet. Die Textverarbeitung bietet Platzhalter für  die
  2288.        Adresse,  Anrede, Telefon, Kundennummer  und  Datum.  Wenn
  2289.        Sie  die  Funktion <Druck Serienbriefe> wählen, werden  an
  2290.        die   Stellen,  wo  Sie  Platzhalter  gesetzt  haben,  die
  2291.        spezifischen   Daten   eingesetzt,   die   Sie   in    der
  2292.        Adressenverwaltung eingegeben haben.
  2293.  
  2294.        Der Platzhalter für ein Adresse sieht z.B. so aus:
  2295.  
  2296.        #Anrede
  2297.        #Vorname #Name
  2298.        #Name2
  2299.        #Straße
  2300.        #Land#Plz #Ort
  2301.  
  2302.        Um  Platzhalter  in den Text einzusetzen,  wählen  Sie  im
  2303.        Menü  <Sonst> das Untermenü <Platzhalter>, in dem Sie  den
  2304.        gewünschten Platzhalter mit [Enter] in den Text  einsetzen
  2305.        können.
  2306.  
  2307.  
  2308.        2. Adressenauswahl
  2309.        Nachdem  der Serienbrief fertig erstellt ist,  wählen  Sie
  2310.        im  Menü  <Drucken>  die Option <Serienbrief>.  In  diesem
  2311.        Menü   kann   gewählt  werden,  für  wen  der  Serienbrief
  2312.        erstellt werden soll:
  2313.        - an eine einzelne
  2314.        - an mehrere
  2315.        - an alle Adressen.
  2316.  
  2317.        Bei der Wahl <Einzelne Adresse>, erscheint ein Fenster  in
  2318.        der  Sie  die  Adresse  nach den  gewohnten  Suchkriterien
  2319.        bestimmen   können.  Wenn  die  Adresse  gefunden   wurde,
  2320.        erscheint  eine Adressenliste, in der Sie die Adresse  mit
  2321.        [Enter]   bestätigen   müssen.   Anschließend   wird   der
  2322.        Serientext gedruckt.
  2323.  
  2324.        Wenn  Sie  <Angewählte  Adressen> wählen,  erscheint  eine
  2325.        Liste  mit allen Adressen, in der mit der Taste  [F8]  die
  2326.        Adressen  markiert  werden, die  mit  in  den  Seriendruck
  2327.        aufgenommen  werden sollen. Markierte  Adressen  sind  mit
  2328.        einer Raute gekennzeichnet.
  2329.        Sie     können    die    Markierungen    auch    in    der
  2330.        Adressenverwaltung  vornehmen,  indem   Sie   z.B.   einen
  2331.        Bereich nach einem bestimmten Kriterium markieren.
  2332.  
  2333.        Mit  der  Wahl  <Alle Adressen> wird der  Serienbrief  für
  2334.        alle  gespeicherten Adressen gedruckt. Wenn Sie vorher  in
  2335.        der  Adressenverwaltung einen Filter gesetzt haben, werden
  2336.        allerdings auch nur die gefilterten Adressen gedruckt.
  2337.  
  2338.  
  2339.  
  2340.  
  2341.   Formular- und Listengenerator
  2342.   ═════════════════════════════
  2343.  
  2344.  
  2345.        Bei   TOP-FAKTURA  erfolgen  alle  Ausdrucke   über  einen
  2346.        Formulargenerator.  Die Listen oder  Formulare  werden  in
  2347.        ganz  normalen Textdateien definiert und können  z.B.  mit
  2348.        der    bei    TOP-FAKTURA   eingebauten   Textverarbeitung
  2349.        bearbeitet und geändert werden.
  2350.        Die  Formulare  sind in den Dateien mit der Endung  ".For"
  2351.        gespeichert.  Die Rechnung finden Sie z.B.  in  der  Datei
  2352.        "RG.FOR" und die Mahnungen in der Datei "MAHNUNG.FOR".
  2353.  
  2354.   Formulare bearbeiten:
  2355.  
  2356.        1. Möglichkeit:
  2357.        Um  Formulare  anzupassen, können Sie die  Formulardateien
  2358.        über    das    Menü   <Datei/Öffnen>   direkt    in    der
  2359.        Textverarbeitung bearbeiten.
  2360.  
  2361.        2. Möglichkeit:
  2362.        Der  einfachere Weg ist, wenn Sie den Menüpunkt hinter dem
  2363.        sich der gewünschte Ausdruck verbirgt zuerst anwählen  und
  2364.        dann   mit   der   Tastenkombination   [ALT]   [F6]    die
  2365.        Textverarbeitung aufrufen.
  2366.        Anschließend wird in der Textverarbeitung automatisch  das
  2367.        Formular   geöffnet,  das  zu  dem  angewählten  Menüpunkt
  2368.        gehört.
  2369.  
  2370.        Beispiel:
  2371.        Sie möchten das Rechnungsformular ändern:
  2372.        Wählen   Sie   im  Programmodul  Aufträge  den   Menüpunkt
  2373.        <Drucken/Auftrag/Rechnung> und drücken  dann  [ALT]  [F6].
  2374.        Anschließend   wird   die   Textverarbeitung    mit    dem
  2375.        Rechnungsformular "RG.FOR" aufgerufen. Das  Formular  kann
  2376.        geändert und abgesichert werden.
  2377.        Nach  Beenden  der  Textverarbeitung gelangen  Sie  wieder
  2378.        zurück in das Auftragsmodul.
  2379.  
  2380.  
  2381.   Aufbau von Formularen - Ein Kurzüberblick
  2382.  
  2383.        Das  folgende  Beispiel ist ein einfaches aber  komplettes
  2384.        Formular, in dem eine kleine Adressenkarteikarte  gedruckt
  2385.        wird:
  2386.  
  2387.        !AUSDRUCKE 2
  2388.        !LINKER RAND 8
  2389.  
  2390.        ^B Karteikarte: ^b
  2391.        ---------------------------------------------------------
  2392.        Nr.      : #Nr                    Gruppe : #Gruppe
  2393.        Anrede   : #Anrede                Status : #Status
  2394.        Vorname  : #Vorname
  2395.        Name     : #Name                  [Rabatt : #RabattProz:5 %]
  2396.  
  2397.        [[Name2    : #Name2 ]]
  2398.        Straße   : #Strasse
  2399.        Plz Ort  : #Plz #Ort
  2400.        ---------------------------------------------------------
  2401.  
  2402.        !SEITENAUSWURF
  2403.        !FORMULARENDE   // alles, was hiernach kommt,  wird  nicht
  2404.        mehr gedruckt
  2405.  
  2406.  
  2407.        !PLATZHALTER
  2408.          #Nr,               kun->kdnr
  2409.          #Anrede,           kun->anrede
  2410.          #Vorname,          kun->n1
  2411.          #Name,             kun->n2
  2412.          #Name2,            kun->ansprechp
  2413.          #Strasse,          kun->strasse
  2414.          #PLZ,              kun->plz
  2415.          #Ort,              kun->ort
  2416.  
  2417.          #Gruppe,           kun->gruppe
  2418.          #Status,           kun->status
  2419.  
  2420.          #RabattProz,       kun->Rabatt
  2421.        !ENDE PLATZHALTER
  2422.  
  2423.  
  2424.        Ein  Formular  besteht vereinfacht betrachtet  aus  festem
  2425.        Text, sogenannten Platzhaltern und aus Kommandos.
  2426.  
  2427.        Fester  Text  ändert sich beim Ausdruck  nicht.  Beispiele
  2428.        hierfür sind z.B. Überschriften und Trennungslinien etc.
  2429.  
  2430.        Wie   der   Name  bereits  sagt,  werden  die  Platzhalter
  2431.        ausgetauscht,   entweder  gegen  einen  Wert   aus   einer
  2432.        Datenbank oder einem berechneten Wert.  So wird im  obigen
  2433.        Beispiel  für  den  Platzhalter "#Ort"  der  Ort  aus  der
  2434.        Adressendatei eingesetzt.
  2435.  
  2436.        Kommandos  werden  z.B. dazu genutzt, Fallunterscheidungen
  2437.        durchzuführen   oder   den  Drucker   anzusteuern.   Einem
  2438.        Kommando  muß  immer ein Ausrufezeichen (!)  vorangestellt
  2439.        werden.
  2440.  
  2441.  
  2442.   Befehlsübersicht
  2443.  
  2444.        Platzhalter
  2445.  
  2446.        Platzhalter beginnen mit einem Doppelkreuz (#).  Der  Name
  2447.        gibt  meist  Aufschluß über den Inhalt, der beim  Ausdruck
  2448.        im Formular eingesetzt wird.
  2449.        Platzhalter  können auch mit einer Formatierung  angegeben
  2450.        werden.   Diese  bestimmt  dann,  wie  breit  der   Inhalt
  2451.        formatiert werden soll. Die Breite (in Zeichen) wird  nach
  2452.        dem  Platzhalter mit einem vorangestellten Doppelpunkt (:)
  2453.        angegeben.  Die Angabe erfolgt im Formular und  nicht  bei
  2454.        der Definition der Platzhalter. Z.B. wird bei
  2455.  
  2456.             #ArtText:30
  2457.  
  2458.        der  Artikeltext, der beliebig lang sein  kann,  auf  eine
  2459.        Breite von 30 Zeichen formatiert. Ist der Text länger  als
  2460.        30  Zeichen, werden die Zeilen automatisch in die  nächste
  2461.        umgebrochen.
  2462.  
  2463.        Zahlenwerte     werden     standardmäßig     mit      zwei
  2464.        Nachkommastellen ausgedruckt. Wenn Sie gerne weniger  oder
  2465.        mehr  hätten,  müssen Sie die Anzahl  nach  dem  Wert  der
  2466.        Breite angeben.
  2467.        So wird z.B.
  2468.  
  2469.             #RabattProz:5
  2470.  
  2471.        auf  eine  Breite  von  5  Zeichen  formatiert,  mit  zwei
  2472.        Nachkommastellen.
  2473.        Bei
  2474.             #Gewinn:10:4
  2475.  
  2476.        werden  vier Nachkommastellen ausgegeben. Bei einer Breite
  2477.        von  10  Zeichen bleiben dann also noch maximal 5  Zeichen
  2478.        für  den Vorkommateil. (10 minus 4 Nachkommastellen  minus
  2479.        1 Dezimalpunkt)
  2480.        Bei
  2481.             #Seite:8:0
  2482.  
  2483.        werden keine Nachkommastellen ausgegeben. Ohne Angabe  von
  2484.        ":0" würden zwei Nachkommastellen angezeigt.
  2485.  
  2486.  
  2487.        Ausgabe unterdrücken
  2488.        Wenn  Sie  Text und Platzhalter in eckige Klammern  ([  ])
  2489.        setzen,   wird  das  was  in  den  Klammern  steht   nicht
  2490.        gedruckt,  falls  einer  der  Platzhalter  innerhalb   der
  2491.        Klammern leer ist.
  2492.        Bei
  2493.            Super!  [Sie erhalten #RabattProz:5 % Rabatt bei uns]
  2494.  
  2495.        wird    nur   "Super!"   ausgegeben,   wenn   der   Rabatt
  2496.        (#RabattProz) gleich Null ist.
  2497.  
  2498.        In  ähnlicher  Art und Weise können Sie den  Ausdruck  der
  2499.        kompletten    Zeile    unterdrücken,    wenn    Sie    die
  2500.        entscheidenden  Platzhalter in  doppelte  eckige  Klammern
  2501.        ([[ ]]) setzen.
  2502.        Bei
  2503.  
  2504.          Super! [[ Sie erhalten #RabattProz:5 % Rabatt bei uns ]]
  2505.  
  2506.        wird  diese  Zeile  nur  dann gedruckt,  wenn  der  Rabatt
  2507.        ungleich  Null ist. Andernfalls wird die Zeile  ignoriert,
  2508.        es wird also auch keine Leerzeile dafür ausgegeben.
  2509.  
  2510.  
  2511.        Platzhalter definieren
  2512.        Die Platzhalter müssen definiert werden.
  2513.        Dies  erfolgt am Ende eines Formulars, wo festgelegt wird,
  2514.        welcher  Wert  für  den Platzhalter eingesetzt  wird.  Die
  2515.        Definition  muß  mit  dem Befehl !PLATZHALTER  eingeleitet
  2516.        und mit !ENDE PLATZHALTER beendet werden.
  2517.  
  2518.        Beispiel:
  2519.  
  2520.        !PLATZHALTER
  2521.          #ArtNr ,   apo->art_nr
  2522.          #EPreis ,  apo->epreis
  2523.          #Menge ,   apo->liefmenge
  2524.          #GP,       #Epreis * #Menge
  2525.        !ENDE PLATZHALTER
  2526.  
  2527.        Hier    werden    Platzhalter   für   die   Artikelnummer,
  2528.        Einzelpreis,    Menge    und    Gesamtpreis    von     den
  2529.        Auftragspositionen  definiert. Der Name  des  Platzhalters
  2530.        ist  dabei  mit einem Komma von dem Inhalt getrennt.  Wenn
  2531.        Sie  den  Inhalt  von Platzhaltern festlegen,  können  Sie
  2532.        natürlich  auch  auf  andere  zurückgreifen,  wie  in  dem
  2533.        Beispiel bei #GP.
  2534.  
  2535.  
  2536.        Vordefinierte Platzhalter
  2537.        Die  folgenden  Platzhalter  sind  bereits  programmintern
  2538.        vordefiniert und müssen in den einzelnen Formularen  nicht
  2539.        noch einmal extra definiert werden.
  2540.  
  2541.  
  2542.        Platzhalter      Erläuterung
  2543.        #LETZTESEITE     Gibt beim Ausdruck einer Liste  (Kommando
  2544.                         !LISTE) an, ob bereits alle Datensätzte
  2545.                         abgearbeitet wurden.
  2546.        #SEITE           Nummer der aktuell gedruckten Seite
  2547.        #SEITE2          Wie  #Seite, jedoch bei Seite  eins  ist
  2548.                         der Wert null somit kann  auf der ersten
  2549.                         Seite mit [#Seite2] der Ausdruck
  2550.                         unterdrückt werden
  2551.        #EXEMPLAR        Bei mehreren Ausdrucken (mit dem Kommando
  2552.                         !AUSDRUCKE <Anzahl>) erhalten Sie hiermit
  2553.                         das gerade gedruckte Exemplar (Wert 1 bis
  2554.                         <Anzahl>)
  2555.        #DATUM           Das  aktuelle  Rechnerdatum  im  Format
  2556.                         "TT.MM.JJ"
  2557.        #ZEIT            Die Systemuhrzeit des Rechners
  2558.        #WOCHENTAG       Der  Wochentag  zum  Systemdatum   (z.B.
  2559.                         "Montag")
  2560.        #WÄHRUNG         Die  benutzerdefinierte  Währung   (z.B.
  2561.                         "DM")
  2562.        #FIRMENKOPF      Der in den Firmeneinstellungen  gewählte
  2563.                         Firmenkopf
  2564.        #FIRMENKOPF1     Der erste Firmenkopf
  2565.        #FIRMENKOPF2     Der zweite Firmenkopf
  2566.  
  2567.  
  2568.  
  2569.   Kommandos
  2570.  
  2571.  
  2572.        !FORMULARENDE
  2573.  
  2574.        Mit  diesem  Befehl bestimmen Sie das Ende des  Formulars.
  2575.        Die  Formularzeile vor diesem Befehl ist die letzte Zeile,
  2576.        die ausgedruckt wird.
  2577.  
  2578.  
  2579.        !PLATZHALTER ... !ENDE PLATZHALTER
  2580.  
  2581.        Hiermit  werden  die Platzhalter des Formulars  definiert.
  2582.        Die  beiden  Befehle  müssen immer am Ende  des  Formulars
  2583.        stehen,  nach  dem  eigentlichen Formular,  also  das  was
  2584.        ausgedruckt wird. Eine detailliertere Beschreibung  finden
  2585.        Sie weiter oben bei der Dokumentation der Platzhalter.
  2586.  
  2587.  
  2588.        !WENN <logischer Ausdruck>  ...  !ENDE WENN
  2589.  
  2590.        Der  Befehl  !WENN  dient  dazu, Fallunterscheidungen  und
  2591.        Abfragen durchzuführen.
  2592.        Die  Formularzeilen zwischen !WENN und !ENDE  WENN  werden
  2593.        nur  dann  bearbeitet,  wenn die Bedingung  zutrifft,  die
  2594.        hinter !WENN angegeben ist.
  2595.  
  2596.        Beispiel:
  2597.  
  2598.        !WENN #Seite= 1
  2599.          #Firmenkopf
  2600.  
  2601.        !ENDE WENN
  2602.  
  2603.        Rechnung
  2604.        !FORMULARENDE
  2605.  
  2606.        Hier  wird der Firmenkopf mit folgender Leerzeile nur  auf
  2607.        der ersten Seite gedruckt.
  2608.  
  2609.        Logische Ausdrücke
  2610.  
  2611.        Der  für  den  !WENN-Befehl notwendige  logische  Ausdruck
  2612.        entspricht dem Format der Platzhalter. Allerdings mit  der
  2613.        Beschränkung, daß sich das Ergebnis des Platzhalters  oder
  2614.        des Ausdrucks mit ja oder nein beantworten lassen muß.
  2615.  
  2616.        Abfragen verknüpfen
  2617.        Wenn  Sie mehr als eine Bedingung abfragen möchten, können
  2618.        Sie  die einzelnen Abfragen mit ".AND." (=Und) verknüpfen.
  2619.        Dann  müssen alle Bedingungen wahr sein, damit die  !WENN-
  2620.        Abfrage ausgeführt wird. Bei einer Verknüpfung mit  ".OR."
  2621.        (=Oder) hingegen nur eine.
  2622.        Beispiel für Und-Verknüpfung:
  2623.  
  2624.        !WENN #KunUmsatz= 0 .AND. #Seite= 1
  2625.           Lieber Neukunde! Dies ist Ihre erste Bestellung bei uns.
  2626.        !ENDE WENN
  2627.  
  2628.        Der !Wenn-Befehl kann natürlich auch geschachtelt werden.
  2629.  
  2630.  
  2631.        LISTE ... !ENDE LISTE
  2632.        Ohne  diesen  Befehl  wird  das  Formular  nur  für  einen
  2633.        einzigen Datensatz gedruckt.
  2634.        Sollen  hingegen  z.B.  Listen oder  Formulare  über  alle
  2635.        Datensätze  gedruckt  werden,  sorgt  der  Befehl   !LISTE
  2636.        dafür,  daß  alle  Datensätze abgearbeitet  werden.  Dabei
  2637.        wird  für  jeden  Datensatz der Text zwischen  !LISTE  und
  2638.        !ENDE LISTE ausgedruckt.
  2639.  
  2640.        Wenn  nicht alle Datensätze auf ein Blatt passen,  erfolgt
  2641.        automatisch  ein Seitenumbruch. Dabei wird auf  der  jeder
  2642.        Seite auch das gedruckt, was hinter !ENDE LISTE steht  und
  2643.        ab  der 2. Seite beginnt der Ausdruck wieder in der ersten
  2644.        Zeile des Formulars.
  2645.  
  2646.        Um  beim  Listendruck Textbereiche nur auf  der  1.  Seite
  2647.        auszugeben  und  ab den folgenden Seiten den  Ausdruck  zu
  2648.        unterbinden,  kann  das  !WENN-Kommando  mit  der  Abfrage
  2649.        !WENN #Seite= 1  ...   !ENDE WENN genutzt werden.
  2650.  
  2651.        !<Platzhalter>:= <Wert>
  2652.  
  2653.        Platzhalter können auch Werte zugewiesen werden. Dies  ist
  2654.        z.B.  in  Listen  notwendig, wenn Sie  beispielsweise  die
  2655.        Summe über den Umsatz berechnen möchten.
  2656.  
  2657.        Beispiel:
  2658.  
  2659.        Kundenliste
  2660.  
  2661.        !LISTE
  2662.          #Kdnr #Name             #Umsatz
  2663.          #SummeUmsatz:= #SummeUmsatz + #Umsatz
  2664.        !ENDE LISTE
  2665.  
  2666.        Summe:                    #SummeUmsatz
  2667.        !FORMULARENDE
  2668.  
  2669.        !PLATZHALTER
  2670.          #Kdnr,    kun->kdnr      // Kundennummer aus Kundendatei
  2671.          #Name,    kun->n2        // Kundenname aus Kundendatei
  2672.          #Umsatz,  kun->umsatz    // Umsatz aus Kundendatei
  2673.  
  2674.          #SummeUmsatz, SumUmsatz  //  für  den  berechneten
  2675.                                       GesamtUmsatz
  2676.        !ENDE PLATZHALTER
  2677.  
  2678.        Da  Platzhalter definiert werden müssen, egal ob sie Werte
  2679.        aus  Datenbanken  oder  berechnete Werte  enthalten,  wird
  2680.        auch  der Platzhalter definiert, mittels dem in dem obigen
  2681.        Beispiel der Gesamtumsatz kummuliert wird.
  2682.        Für  diesen Platzhalter wird dabei eine Variable definiert
  2683.        (SumUmsatz),  da  der  Wert  nicht  aus  einer   Datenbank
  2684.        stammt.
  2685.  
  2686.  
  2687.   Drucker-Kommandos
  2688.  
  2689.  
  2690.        !LINKER RAND <Zahl>
  2691.        Hiermit  wird der freie linke Rand beim Ausdruck bestimmt.
  2692.        Der  Rand  wird dabei in Zeichen angegeben. So setzen  Sie
  2693.        z.B. mit "!LINKER RAND 8" einen Rand von 8 Zeichen.
  2694.        Bevor  dieser  Befehl im Formular eingesetzt wird,  sollte
  2695.        die  Schriftgröße gesetzt werden, da der Rand je nach  der
  2696.        gewählten Schriftgröße unterschiedlich ausfällt.
  2697.  
  2698.  
  2699.        !AUSDRUCKE <Zahl>
  2700.        Falls  ein Formular mehr als einmal gedruckt werden  soll,
  2701.        kann  bei  diesem Befehl die Anzahl der Ausdrucke bestimmt
  2702.        werden.  Mit  "!AUSDRUCKE 2" würde das  gewählte  Formular
  2703.        z.B. zweimal gedruckt.
  2704.  
  2705.  
  2706.        !DRUCKER 1. Drucker▌2. Drucker▌3. Drucker▌4. Drucker
  2707.        !DRUCKER <Druckertreibername> [AN LPT 1]▌[AN LPT  2]▌[AN LPT 3]
  2708.  
  2709.  
  2710.        Bevor  ein Ausdruck beginnt, können Sie in dem Druckermenü
  2711.        wählen,  auf welchem der bis zu vier installierten Drucker
  2712.        der Ausdruck erfolgen soll.
  2713.        Durch   den   Befehl   !DRUCKER   wird   die   Menüabfrage
  2714.        unterdrückt,  und  das Formular auf dem angegeben  Drucker
  2715.        ausgegeben.   Sie  können  bei  diesem  Befehl   auf   die
  2716.        installierten  Drucker zurückgreifen, indem  Sie  angeben,
  2717.        ob  der  Druck auf dem 1., 2., 3. oder 4. Drucker erfolgen
  2718.        soll.
  2719.        So würde der Ausdruck bei
  2720.  
  2721.        !DRUCKER 1. Drucker
  2722.  
  2723.        auf dem Drucker erfolgen, der sonst als erster Drucker  in
  2724.        dem    Druckermenü    steht    mit    der    installierten
  2725.        Ausgabeeinheit (LPT1-3).
  2726.  
  2727.        Wenn  Sie nicht auf das Druckermenü zurückgreifen möchten,
  2728.        können  Sie den Druckertreiber auch direkt angeben,  indem
  2729.        Sie  einen  Treiber  aus  den vorhandenen  Druckertreibern
  2730.        wählen.
  2731.        Bei
  2732.  
  2733.        !DRUCKER "HP Deskjet" AN LPT 1
  2734.  
  2735.        erfolgt  der Ausdruck mit dem Druckertreiber "HP  Deskjet"
  2736.        an der Druckerschnittstelle LPT 1.
  2737.  
  2738.  
  2739.        !SEITENAUSWURF
  2740.        Dieser   Befehl   erzeugt   einen   Seitenvorschub    (bei
  2741.        Endlospapier)  bzw. einen Seitenauswurf (bei  Einzelblatt)
  2742.        und  sollte  am  Ende jedes Formulars  stehen,  damit  der
  2743.        Benutzer  sich das Blatt nicht manuell über das  Menü  des
  2744.        Druckers ausgeben lassen muß.
  2745.        Der   Befehl   darf  jedoch  in  Fällen,   wo   z.B.   auf
  2746.        Endlospapier     Etiketten,     Lastschriftträger     oder
  2747.        Zahlscheine bedruckt werden, nicht angegeben werden.  Denn
  2748.        hier  soll  ja gleich dort weitergedruckt werden,  wo  der
  2749.        Drucker zuvor (ohne Vorschub) aufgehört hat.
  2750.  
  2751.  
  2752.        !GEHE ZU ZEILE <Zahl>
  2753.        Hiermit   erfolgt   die   nächste  Druckausgabe   in   der
  2754.        angegebenen Zeile.
  2755.        Der   Befehl   wird  dazu  angewandt,  die   Ausgabe   von
  2756.        bestimmten  Formularbereichen fest  zu  positionieren,  um
  2757.        sie  z.B. bei allen Formularen auf gleicher Höhe zu haben.
  2758.        Notwendig  ist dies z.B. nach dem Ausdruck von Listen,  da
  2759.        sich   das   Listenende   ja  je   nach   Datenmenge   auf
  2760.        unterschiedlicher Höhe befindet.
  2761.  
  2762.        Beispiel
  2763.  
  2764.        Rechnung Nr. #AtrNr
  2765.        !LISTE
  2766.          #Artnr   #Artbez             #GesPreis
  2767.        !ENDE LISTE
  2768.  
  2769.        !GEHE ZU ZEILE 50
  2770.        --------------------------------------
  2771.                          Endsumme:  .........
  2772.  
  2773.        Hier wird die Endsumme ab Zeile 50 gedruckt, egal, ob  die
  2774.        Rechnung  2  Artikel enthält oder 8. Ohne  den  !GEHE  ZU-
  2775.        Befehl  würde die Endsumme gleich nach dem letzten Artikel
  2776.        gedruckt.
  2777.  
  2778.  
  2779.        !DRUCKE FORMULAR <Formularname>
  2780.        Mit   diesem   Befehl   wird   das   angegebene   Formular
  2781.        ausgedruckt     und    dient    dazu,     den     Ausdruck
  2782.        unterschiedlicher      Formulare       auf       womöglich
  2783.        unterschiedlichen Druckern zu koppeln.
  2784.  
  2785.        Sie  können  hiermit  beispielsweise  beim  Rechnungsdruck
  2786.        automatisch  Nachnahme-  oder  Paketkarten  auf  einem  2.
  2787.        Drucker ausgeben lassen.
  2788.        Angenommen  das  Rechnungsformular befindet  sich  in  dem
  2789.        Formular  "RG.FOR"  und die Paketkarte in  "PAKETKAR.FOR".
  2790.        Die   Paketkarte  soll  nicht  bei  jedem  Rechnungsdruck,
  2791.        sondern  nur  dann  ausdruckt werden, wenn  Sie  das  Wort
  2792.        "Nachnahme" im Fusstext des Auftrags eingegeben haben.
  2793.        Diese  Aufgabe  kann  gelöst  werden,  wenn  das  Formular
  2794.        RG.FOR um die Zeilen
  2795.  
  2796.        !WENN #Nachnahme
  2797.           !DRUCKE FORMULAR Paketkar.for
  2798.        !ENDE WENN
  2799.  
  2800.        ergänzt wird.
  2801.        Dabei ist der Platzhalter #Nachnahme so definiert, daß  er
  2802.        dann  <Ja>  zurückgibt,  wenn  das  Wort  "Nachnahme"   im
  2803.        Fusstext des Auftrags steht.
  2804.        Die  Paketkarte soll erst dann gedruckt werden,  wenn  Sie
  2805.        Rechnung  fertig  gedruckt  ist.  Deshalb  sollten   obige
  2806.        Zeilen   als  letztes  vor  der  Zeile  mit  dem  Kommando
  2807.        "!FORMULARENDE" stehen.
  2808.  
  2809.        Das   Formular  "Paketkar.for"  sollte  um  das   Kommando
  2810.        "!DRUCKER  2. Drucker" ergänzt werden, damit der  Ausdruck
  2811.        nicht  auf  dem  ersten Drucker, wo bereits  die  Rechnung
  2812.        gedruckt   wird,  sondern  automatisch  auf  dem   zweiten
  2813.        Drucker erfolgt.
  2814.  
  2815.  
  2816.        Mögliche Probleme
  2817.        Wenn  das  erste  Formular  (in dem  obigen  Beispiel  das
  2818.        Rechnungsformular)   mehrmals  gedruckt   wird   (Kommando
  2819.        !AUSDRUCKE), wird das mit dem Kommando "!DRUCKE  FORMULAR"
  2820.        gedruckte Formular genauso oft ausgedruckt, wie das  erste
  2821.        Formular.
  2822.        Um  dies zu verhinden, kann z.B. abgefragt werden,  ob  es
  2823.        sich  um  das  erste Exemplar oder bereits um  das  zweite
  2824.        etc. handelt.
  2825.  
  2826.        Mit
  2827.  
  2828.        !WENN #Nachnahme .AND. #Exemplar= 1
  2829.           !DRUCKE FORMULAR Paketkar.for
  2830.        !ENDE WENN
  2831.  
  2832.        wird   das   Formular   Paketkar.for   nur   beim   ersten
  2833.        Druckexemplar  der  Rechnung ausgegeben.  Der  Platzhalter
  2834.        #Exemplar  ist  im  Abschnitt "vordefinierte  Platzhalter"
  2835.        erläutert
  2836.  
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.   Auftragsformulare anpassen
  2841.   ══════════════════════════
  2842.  
  2843.  
  2844.        Hier  soll  am  Beispiel  des Rechnungsformulares  gezeigt
  2845.        werden,  wie  vorhandene Formulare  eigenständig  angepaßt
  2846.        werden können.
  2847.  
  2848.        Um  das Formular der Rechnung zu bearbeiten, wählen Sie in
  2849.        der    Auftragsbearbeitung    den    Menüpunkt    <Auftrag
  2850.        drucken/Rechnung>  und  rufen  mit  der  Tastenkombination
  2851.        [ALT]  [F6]  die Textverarbeitung auf, in der  automatisch
  2852.        das Rechnungsformular geöffnet wird.
  2853.  
  2854.  
  2855.   Schriftgröße ändern/Schriftattribute wählen
  2856.  
  2857.        In  den Formularen können alle Schriftgrößen und Attribute
  2858.        verwendet   werden,  die  auch  in  der   Textverarbeitung
  2859.        unterstützt  werden. Die gewünschte Schrift kann  im  Menü
  2860.        <Text/Schriftart> gewählt werden, wobei  anschließend  ein
  2861.        Steuerzeichen  für  diese Schrift in den  Text  eingesetzt
  2862.        wird.
  2863.        Die folgende Zeile wird z.B. in Fettschrift gedruckt:
  2864.  
  2865.        ^F  #Land#Plz #Ort ^f
  2866.  
  2867.        Beachten  Sie,  daß  gewählte  Schriftattribute  so  lange
  2868.        aktiv bleiben, bis sie abgeschaltet werden. Damit bei  dem
  2869.        obigen  Beispiel  nicht  auch noch alle  folgenden  Zeilen
  2870.        fett  gedruckt   werden, wird der Fettdruck  am  Ende  der
  2871.        Zeile wieder mittels "^f" ausgeschaltet.
  2872.  
  2873.  
  2874.   Ränder einstellen
  2875.  
  2876.        Linker Rand
  2877.        Der  linke Druckrand kann mit dem Kommando "!LINKER  RAND"
  2878.        eingestellt   werden,   dies   ist   bereits    bei    der
  2879.        Dokumentation des Formulargenerators erläutert.
  2880.  
  2881.        Oberer Rand
  2882.        Der  obere Rand läßt sich vergrößern, indem zu Beginn  des
  2883.        Formulars Leerzeilen eingefügt werden.
  2884.  
  2885.  
  2886.   Spaltenreihenfolge bearbeiten
  2887.  
  2888.        Der Druck der Auftragspositionen erfolgt standardmäßig  in
  2889.        der   Reihenfolge   Artikelnummer,   Bezeichnung,   Menge,
  2890.        Einheit, Einzelpreis, Gesamtpreis und Rabatt.
  2891.  
  2892.        Angenommen, die Menge soll vor der Artikelnummer  gedruckt
  2893.        werden.   Hierzu   müssen  im  Formular  zwei   Änderungen
  2894.        durchgeführt werden:
  2895.  
  2896.        1. Die Positionsüberschrift muß angepaßt werden.
  2897.        2.  Der  Platzhalter für die Menge muß an den  Anfang  der
  2898.        Zeile verschoben werden.
  2899.  
  2900.        Die Vorgabe für die Überschrift sieht wie folgt aus:
  2901.        ---------------------------------------------------------
  2902.        Artikelnr. Bezeichnung                              Menge   Einh. ...
  2903.        ---------------------------------------------------------
  2904.  
  2905.        und nach der Anpassung:
  2906.        ---------------------------------------------------------
  2907.        Menge    Artikelnr. Bezeichnung                    Einh. ....
  2908.        ---------------------------------------------------------
  2909.  
  2910.  
  2911.  
  2912.        Die  folgende Formularzeile legt fest, wie die  Positionen
  2913.        gedruckt werden:
  2914.  
  2915.        #ArtNr     #ArtText:30                    #MEN:9     #EINH ...
  2916.  
  2917.        Wenn  die  Menge nach vorne soll, muß die Zeile wie  folgt
  2918.        geändert werden:
  2919.  
  2920.        #MEN:9   #ArtNr     #ArtText:30                      #EINH ...
  2921.  
  2922.  
  2923.  
  2924.   Positionsnummerierung einfügen
  2925.  
  2926.        Bitte  lesen Sie zum besseren Verständnis am besten zuerst
  2927.        den    obigen   Abschnitt   über   die   Bearbeitung   von
  2928.        Spaltenreihenfolgen
  2929.        Wenn  Sie zu Beginn einer Positionszeile eine Nummerierung
  2930.        der  Zeilen  erhalten  möchten,  sollten  Sie  zuerst  die
  2931.        Überschrift ergänzen, z.B. so:
  2932.        ---------------------------------------------------------  ...
  2933.        Pos   Artikelnr. Bezeichnung                         Menge ...
  2934.        ---------------------------------------------------------  ...
  2935.  
  2936.        Jetzt  muß  nur  noch  der  Platzhalter  "#Pos"  eingefügt
  2937.        werden,  über  den  die Positionen automatisch  nummeriert
  2938.        werden:
  2939.  
  2940.        #Pos   #ArtNr      #ArtText:30                      #MEN:9 ...
  2941.  
  2942.  
  2943.        Beachten  Sie, daß durch das Einfügen einer  neuen  Spalte
  2944.        der   Ausdruck  weiter  nach  rechts  reicht.   Wenn   der
  2945.        Zeilenausdruck  dann nicht mehr in eine Zeile  paßt,  kann
  2946.        ggfs.  der  linke Rand verringert, oder eine Spalte  (z.B.
  2947.        Artikelnummer oder Einheit) entfernt werden, um  Platz  zu
  2948.        gewinnen.  Sie  können  aber  auch  eine  kleine   Schrift
  2949.        wählen.
  2950.  
  2951.  
  2952.   Artikeltextdruck anpassen
  2953.  
  2954.        Der Artikeltext wird standardmäßig in einer Breite von  30
  2955.        Zeichen gedruckt:
  2956.  
  2957.        #ArtText:30
  2958.  
  2959.        Um  mehr  Text ein eine Zeile zu bekommen, können Sie  die
  2960.        Formatierung vergrößern. So werden z.B. bei
  2961.  
  2962.        #ArtText:35
  2963.  
  2964.        35  Zeichen  in  einer Zeile gedruckt. Beachten  Sie,  daß
  2965.        beim  Ändern der Breite die Positionsüberschrift ebenfalls
  2966.        angepaßt  werden  muß. In dem obigen Beispiel  müssen  Sie
  2967.        dann vor der Menge fünf Leerzeichen einfügen:
  2968.  
  2969.        Vorher:
  2970.        ---------------------------------------------------------
  2971.        Artikelnr. Bezeichnung                    Menge      Einh. ...
  2972.        ---------------------------------------------------------
  2973.        #ArtNr     #ArtText:30                    #MEN:9     #EINH
  2974.  
  2975.  
  2976.        Ändern der Textbreite:
  2977.        ----------------------------------------------------------
  2978.        Artikelnr.    Bezeichnung                            Menge ...
  2979.        ----------------------------------------------------------
  2980.        #ArtNr        #ArtText:35                            #MEN:9
  2981.  
  2982.        Der  Artikeltext kann jedoch nicht beliebig breit gedruckt
  2983.        werden,  da  die  Breite einer Zeile  beschränkt  ist.  Um
  2984.        Platz  zu  gewinnen, können z.B. weniger wichtige  Spalten
  2985.        (Artikelnummer,  Einheit)   entfernt  werden   oder   eine
  2986.        kleinere   Schrift   gewählt  werden.  Letzteres   erfolgt
  2987.        allerdings auf Kosten der Lesbarkeit.
  2988.  
  2989.  
  2990.   Leerzeilen zwischen den Positionen
  2991.  
  2992.        Die   Auftragspositionen  können  beim  Druck  durch  eine
  2993.        Leerzeile  (oder auch mehr) getrennt  werden.  Hierzu  muß
  2994.        die  Leerzeile nach der Zeile, die die Platzhalter für die
  2995.        Positionen enthält, eingefügt werden.
  2996.        Das  folgende Beispiel enthält einen vereinfachten  Auszug
  2997.        aus  dem  Rechnungsformular, in dem die Leerzeile  bereits
  2998.        eingefügt wurde:
  2999.  
  3000.        ---------------------------------------------------------
  3001.        Artikelnr. Bezeichnung                        Menge  Einh.
  3002.        ---------------------------------------------------------
  3003.        !LISTE:35:47
  3004.        #ArtNr     #ArtText:30                    #MEN:9     #EINH
  3005.  
  3006.        !ENDE LISTE
  3007.  
  3008.  
  3009.        Im  nächsten  Beispiel erfolgt der Positionsausdruck  ohne
  3010.        Leerzeilen:
  3011.  
  3012.        ---------------------------------------------------------
  3013.        Artikelnr. Bezeichnung                        Menge  Einh.
  3014.        ---------------------------------------------------------
  3015.        !LISTE:35:47
  3016.        #ArtNr     #ArtText:30                    #MEN:9     #EINH
  3017.        !ENDE LISTE
  3018.  
  3019.  
  3020.   Positionieren der Endsumme
  3021.  
  3022.        Der  Endbetrag  der Rechnung kann entweder  sofort   unter
  3023.        der   letzten   Auftragsposition  oder  an  einer   festen
  3024.        Position gedruckt werden.
  3025.  
  3026.        Um  die  Endsumme  fest  zu  positionieren,  muß  vor  dem
  3027.        Ausdruck  der  Endsumme  das  Kommando  "!GEHE  ZU   ZEILE
  3028.        <Zeilennummer>"  eingefügt  werden.  Hiermit  erfolgt  der
  3029.        nächste Ausdruck ab der angegebenen Druckzeile.
  3030.        Hierzu ein Beispiel:
  3031.  
  3032.        ...
  3033.        #ArtNr     #ArtText:30                    #MEN:9     #EINH
  3034.        !ENDELISTE
  3035.        !GEHE  ZU  ZEILE 45                     //  Endsumme  fest
  3036.                                                     positionieren
  3037.        ---------------------------------------------------------
  3038.        !WENN #LetzteSeite
  3039.        !WENN #AtrBrutto
  3040.                                                 [[Rabatt   gesamt
  3041.                                                 Summe
  3042.                                                 [[#StBez    #STP1
  3043.                                                 [[#StBez    #STP2
  3044.                                               -------------------
  3045.                                               ^F  Rechnungsbetrag
  3046.  
  3047.  
  3048.   2. und folgende Seiten
  3049.  
  3050.        Auf der ersten Seite der Rechnung wird zuerst Ihr Firmenkopf
  3051.        gedruckt, gefolgt von der Kundenadresse, der Rechnungs- und
  3052.        Kundennummer.
  3053.        Auf  der  zweiten  Seite  wird  der  Firmenkopf  und   die
  3054.        Kundenadresse standardmäßig nicht mehr gedruckt, um  Platz
  3055.        zu sparen.  Der  Druck  beginnt  mit  der  Rechnungs-  und
  3056.        Kundennummr erst im zweiten Viertel des Blattes. Der obere
  3057.        Bereich des Blattes wird frei gelassen, damit für den Fall,
  3058.        daß   vorgedruckte   Briefbögen   benutzt   werden,    der
  3059.        vorgedruckte Text nicht überschrieben wird.
  3060.  
  3061.        Wenn hingegen Blankopapier benutzt wird, und der  Ausdruck
  3062.        ab der zweiten Seite gleich oben  beginnen  soll,  muß  im
  3063.        Rechnungsformular die Zeile mit  dem  Kommando  "!GEHE  ZU
  3064.        ZEILE 15" entfernt werden. Diese Zeile befindet  sich  vor
  3065.        der Zeile, in der die Rechnungsnummer gedruckt wird.
  3066.  
  3067.  
  3068.        Das folgende Rechnungsformular (Auszug) druckt ab der
  3069.        zweiten Rechnungsseite keinen Firmenkopf und keine
  3070.        Kundenadresse mehr, läßt dafür aber das obige Viertel des
  3071.        Blattes leer (mittels dem "!GEHE ZU ZEILE" -Befehl):
  3072.  
  3073.        !WENN #Seite= 1     // Firmenkopf+Adresse nur auf 1.Seite
  3074.          #Firmenkopf       // Firmenkopf einsetzen (7 Zeilen lang)
  3075.  
  3076.  
  3077.  
  3078.          ^17^U#Firmenabsender ^u ^12      // Ihr Absender
  3079.  
  3080.          #Anrede
  3081.          #Vorname#Name
  3082.          [[#Name2 ]]
  3083.          #Strasse
  3084.  
  3085.        ^F  #Land#Plz #Ort ^f
  3086.        !ENDE WENN #Seite=1
  3087.  
  3088.        !GEHE ZU ZEILE 15                  // für Druck ab 2.Seite
  3089.                                        Rechnung Nr.     : #AtrNr
  3090.                                        Kunden-Nr.       : #KdNr:8
  3091.                                        Rechnungsdatum   : #RgDatum
  3092.  
  3093.  
  3094.  
  3095.  
  3096.   Druckereinstellungen
  3097.   ════════════════════
  3098.  
  3099.  
  3100.        TOP-FAKTURA    benötigt    beim   Ausdruck    verschiedene
  3101.        Druckerbefehle, um z.B. verschieden große  Schriften  oder
  3102.        Schriftattribute  anzusteuern. Da nicht alle  Drucker  die
  3103.        gleiche  Ansteuerung  haben, besteht bei  TOP-FAKTURA  die
  3104.        Möglichkeit,  vordefinierte  Druckertreiber   zu   wählen,
  3105.        vorhandene zu ändern oder neue zu erstellen.
  3106.        Damit  Ihr Drucker beim Ausdruck mit TOP-FAKTURA  richtige
  3107.        Ergebnisse  liefert,  müssen Sie  für  Ihren  Drucker  den
  3108.        passenden Druckertreiber wählen oder erstellen.
  3109.        Dies   geschieht  im  Menü  <Drucker>.  Nach  Wahl  dieses
  3110.        Menüpunktes gelangen Sie in die Druckertreiber.
  3111.  
  3112.        Wenn  Sie  in  diesen  Programmteil  gelangen,  sehen  Sie
  3113.        zuerst  immer Ihren momentan gewählten und aktiven  ersten
  3114.        Drucker.   Es  können  bis  zu  vier  Drucker  installiert
  3115.        werden,  wobei Sie vor jedem Ausdruck wählen  können,  auf
  3116.        welchen dieser Drucker der Ausdruck erfolgen soll.
  3117.        Oben  sehen  Sie  die  Typbezeichnung  des  Druckers.  Sie
  3118.        können  nun  mit  den  Pfeiltasten durch  die  vorhandenen
  3119.        Druckertreiber durchblättern.
  3120.  
  3121.   Drucker installieren
  3122.  
  3123.        Wenn  Sie einen Druckertreiber installieren möchten, rufen
  3124.        Sie   den   Menüpunkt   <Auswählen!>   auf.   Anschließend
  3125.        erscheint   ein   Menü   mit   den   schon   installierten
  3126.        Druckertreibern. Hier muß gewählt werden, ob Sie  den  1.,
  3127.        2., 3. oder 4. Druckertreiber installieren möchten.
  3128.        Ob  die  Druckausgabe auch korrekt ist, kann durch  Aufruf
  3129.        von  <Probedruck> überprüft werden. TOP-FAKTURA  speichert
  3130.        natürlich    Ihre   Druckerwahl,   so   daß   bei    jedem
  3131.        Programmstart   die   gewählten   Druckertreiber    wieder
  3132.        installiert  sind. Sie können natürlich  jederzeit  andere
  3133.        Druckertreiber wählen.
  3134.        Wenn  Ihr  Druckertyp nicht in der Liste der unterstützten
  3135.        Drucker   vorhanden  ist,  können  Sie   einen   ähnlichen
  3136.        Druckernamen  anwählen.  Wenn kein vergleichbarer  Drucker
  3137.        in    der   Liste   vorhanden   ist,   können   Sie   alle
  3138.        Druckertreiber ausprobieren, um einen zu finden, der  auch
  3139.        Ihren   Drucker  korrekt  ansteuert.  Sollte  dies   nicht
  3140.        möglich   sein,  müssen  Sie  einen  neuen  Druckertreiber
  3141.        anlegen. (s.u.)
  3142.  
  3143.  
  3144.   Steuersequenzen:
  3145.  
  3146.        Die  Steuersequenzen  sind auf dem Bildschirm  in  Gruppen
  3147.        eingeteilt.   Die   Druckerbefehle,   die   Sie   in   die
  3148.        Eingabefelder  eingeben  müssen,  finden  Sie   in   Ihrem
  3149.        Druckerhandbuch.
  3150.        Die Steuersequenzen, deren (Dezimal-) Wert kleiner als  32
  3151.        ist,  werden  in der Form "\nnn" mit vorangestellter  Null
  3152.        eingegeben.
  3153.        Der  Befehl  "Escape" (Dezimalwert:  27)  würde  z.B.  als
  3154.        "\027"  eingegeben  werden. Die Werte der  Druckerbefehle,
  3155.        deren  Dezimalwert größer als 32 ist, sollten als  Zeichen
  3156.        eingetragen werden.
  3157.  
  3158.        Zwei Beispiele:
  3159.        a)  Der  Druckerbefehl  mit den Dezimalwerten  27  und  80
  3160.        schaltet den Drucker NEC P6 auf die Schriftgröße  10  Zoll
  3161.        pro  Zoll um. Da der Wert 27 kleiner als 32 ist,  wird  er
  3162.        als  \027  eingegeben,  Der  Wert  80  hingegen  kann  als
  3163.        Zeichen eingegeben werden. Das ASCII-Zeichen für den  Wert
  3164.        80  ist:  "P".  Zusammengesetzt müßten Sie also  eingeben:
  3165.        \027P.
  3166.  
  3167.        b)  Die  Dezimalwerte 27, 87, 0 schalten den  NEC  P6  auf
  3168.        Breitschrift  um. Der Dezimalwert 27 bzw.  0  ist  kleiner
  3169.        als  32,  also wird er als \027 bzw. \000 eingegeben.  Der
  3170.        Wert  87  kann  als  Zeichen eingeben werden.  Das  ASCII-
  3171.        Zeichen  mit  dem  Wert  87 ist "W". Der  zusammengesetzte
  3172.        Befehl lautet also: \027W\000.
  3173.  
  3174.        Die   hexadezimalen  Werte  der  Druckerbefehle  sind  als
  3175.        Eingabe nicht erlaubt.
  3176.  
  3177.  
  3178.   Druckertreiber hinzufügen
  3179.  
  3180.        Wenn  Sie  einen  neuen  Druckertreiber  anlegen  möchten,
  3181.        (weil  z.B.  Ihr  Drucker  mit keinem  der  vordefinierten
  3182.        Druckertreiber korrekt ausdruckt), wählen Sie wie  gewohnt
  3183.        den    Menüpunkt    <Neu>.   Anschließend    werden    die
  3184.        Eingabefelder für die Neueingabe geleert. Nachdem Sie  die
  3185.        Typbezeichnung  Ihres  Druckers eingetragen  haben,  geben
  3186.        Sie  bitte auch noch ein, ob es sich um einen Laserdrucker
  3187.        handelt.  Die Druckersteuersequenzen geben Sie  bitte  wie
  3188.        oben  beschrieben ein. Ob die eingegebenen  Druckerbefehle
  3189.        korrekt  sind, können Sie nach der Eingabe durch Wahl  von
  3190.        <Probedruck> überprüfen.
  3191.  
  3192.  
  3193.   Druckertreiber ändern
  3194.  
  3195.        Durch  die Wahl des Menüpunktes <Ändern> können vorhandene
  3196.        Druckerbefehle     korrigiert     und      noch      nicht
  3197.        eingegebene/unterstützte eingegeben werden.
  3198.  
  3199.  
  3200.   Probedrucken
  3201.  
  3202.        Um  zu  prüfen, ob die Druckerbefehle korrekt sind und  ob
  3203.        sie  den gewünschten Befehl auch ausführen, können Sie den
  3204.        Menüpunkt <Probedrucken> wählen.
  3205.  
  3206.  
  3207.  
  3208.  
  3209.   Datensicherung
  3210.   ══════════════
  3211.  
  3212.  
  3213.        Fertigen  Sie  von  Zeit zu Zeit eine  Datensicherung  an,
  3214.        auch  wenn  es mehr oder weniger lästig erscheint.  Sollte
  3215.        nämlich  ein Datenverlust eintreten, oder Ihre  Festplatte
  3216.        zerstört  werden,  werden Sie für  die  gesicherten  Daten
  3217.        dankbar sein!
  3218.  
  3219.        Eine in TOP-FAKTURA integrierte Datensicherung können  Sie
  3220.        in  dem  Menü <Datensicherung> durchführen. Hierbei werden
  3221.        die   Datenbanken,   in  denen  die   Adressen,   Artikel,
  3222.        Aufträge,   offenen  Posten  usw.  stehen,  auf   Diskette
  3223.        kopiert.  Wenn nicht alle Daten auf eine Diskette  passen,
  3224.        werden Sie aufgefordert, weitere Disketten einzulegen.  Um
  3225.        Speicherplatz   zu   sparen,   können    Sie    vor    der
  3226.        Datensicherung eine Datenreorganisation durchführen.
  3227.  
  3228.        Die  verwendeten  Disketten  müssen  formatiert  sein  und
  3229.        sollten  außerdem frei sein, da vorhandene  Dateien  nicht
  3230.        gelöscht werden.
  3231.  
  3232.        Um  eine  getätigte Datensicherung von  Diskette  auf  die
  3233.        Festplatte     zurückzuholen,     wählen     Sie     bitte
  3234.        <Datensicherung  zurückholen>. Beachten Sie  hierbei,  daß
  3235.        die  Daten  auf der Festplatte überschrieben werden,  wenn
  3236.        Sie eine alte Datensicherung zurückkopieren.
  3237.  
  3238.  
  3239.  
  3240.  
  3241.   Taschenrechner
  3242.   ══════════════
  3243.  
  3244.  
  3245.        Der  Taschenrechner  steht Ihnen  im  Programm  unter  der
  3246.        Taste  Alt-F7 stets zur Verfügung. Mit Ihm können komplexe
  3247.        Berechnungen    vorgenommen   werden.   Die   Arbeitsweise
  3248.        entspricht     weniger     der     eines     herkömmlichen
  3249.        Taschenrechners als viel mehr eines Formelinterpreters.
  3250.        Um   Berechnungen  durchzuführen,  geben  Sie  diese  nach
  3251.        Aufruf des Taschenrechners bitte direkt als Formel ein.
  3252.  
  3253.        Einige Beispiele:
  3254.        Sie  möchten den Flächeninhalt einer Fläche von  8,9  m  x
  3255.        7,5m  berechnen.  Hier müßten Sie "8.9  *  7.5"  eingeben.
  3256.        Wenn   Sie   die   Enter-Taste  drücken,   ermittelt   der
  3257.        Taschenrechner  als  Ergebnis  "66.75".   Wenn   Sie   den
  3258.        Taschenrechner  aus  einem Eingabefeld  aufgerufen  haben,
  3259.        können   Sie   das   Rechenergebnis  in  das   Eingabefeld
  3260.        übernehmen. Hierfür muß die Alt-F7-Taste gedrückt werden.
  3261.  
  3262.        Sie  möchten den Flächeninhalt einer quadratischen  Fläche
  3263.        mit  der Seitenlänge 11,65m plus einer Fläche von 15,45  m
  3264.        x  3,15  m berechnen. Eingabe: "11.65 ^ 2 + 15.45 *  3.5".
  3265.        Hierbei  steht  das Dach " ^ " für 11,65 hoch  zwei,  also
  3266.        11.65 * 11.65.
  3267.  
  3268.        Der  Taschenrechner  beherrscht Punkt vor  Strichrechnung,
  3269.        außerdem  können  in  den Formeln  auch  Klammern  benutzt
  3270.        werden.
  3271.  
  3272.  
  3273.  
  3274.  
  3275.   Fehler, Probleme - oder was tun, wenn...
  3276.   ════════════════════════════════════════
  3277.  
  3278.  
  3279.        ..die  Meldung "Not enought memory"/"Nicht genug Speicher"
  3280.        oder "out of memory" erscheint:
  3281.  
  3282.        Zum  Start  des  Programms oder während der  Laufzeit  ist
  3283.        nicht  genug freier Speicher vorhanden. Entfernen  Sie  in
  3284.        diesem  Fall  bitte alle speicherresidenten Programme,  um
  3285.        mehr  freien Speicher zu gewinnen. (Beachten Sie, daß TOP-
  3286.        FAKTURA einen freien Hauptspeicher von mind. ca 560 KBytes
  3287.        benötigt!)
  3288.  
  3289.  
  3290.        ...die Ausdrucke nicht ordnungsgemäß erfolgen:
  3291.  
  3292.        Um  Ihren  Drucker  anzusteuern, muß  in  TOP-FAKTURA  der
  3293.        richtige   Drucker  gewählt  werden.   Dies   erfolgt   im
  3294.        Hauptmenüpunkt <Drucker>. Wenn Ihr Drucker  nicht  in  der
  3295.        Liste  der  bereits unterstützten Drucker  stehen  sollte,
  3296.        wählen  Sie  einen  "ähnlichen" Drucker oder  legen  einen
  3297.        neuen  Druckertreiber an. Hierzu müssen Sie die  von  TOP-
  3298.        FAKTURA    benötigten   Druckersequenzen    im    Handbuch
  3299.        nachschlagen und im Programm eingeben.
  3300.  
  3301.  
  3302.        ...die Seitenlänge beim Ausdruck nicht stimmt,
  3303.        der Seitenvorschub inkorrekt arbeitet:
  3304.  
  3305.        Um  die  Seitenlänge  zu  wählen, steuern  Sie  bitte  den
  3306.        Menüpunkt  "Benutzer/System" an.  Hier  können  Sie  unter
  3307.        anderem  die  gewünschte Seitenlänge eintragen.  Wenn  der
  3308.        Seitenvorschub  nicht korrekt erfolgt,  passen  Sie  bitte
  3309.        die Seitenlänge entsprechend an.
  3310.  
  3311.  
  3312.        ...beim   Ausdruck   nach  jeder  Seite   eine   Leerseite
  3313.        ausgegeben wird:
  3314.  
  3315.        Ursache   der  Leerseitenausgabe  ist,  daß  das  Programm
  3316.        versucht,  mehr Zeilen auf ein Blatt zu drucken,  als  der
  3317.        Laserdrucker  zuläßt. Um den Fehler zu beseitigen,  setzen
  3318.        Sie  bitte  im Menüpunkt "Benutzer/System" die Seitenlänge
  3319.        herab.
  3320.  
  3321.  
  3322.        ...der  Ausdruck des Auftrags auf dem Papier zu weit  oben
  3323.        beginnt
  3324.  
  3325.        Fügen  Sie in dem entsprechenden Formular am Anfang einige
  3326.        Leerzeilen  ein.  Hierdurch erfolgt der  weitere  Ausdruck
  3327.        weiter unten.
  3328.  
  3329.        Ihnen die Position der Adresse nicht zusagt:
  3330.  
  3331.        Verschieben  Sie  in  dem  entsprechendem  Formular  (z.B.
  3332.        Rechnung,  Mahnung etc.) die Platzhalter für  die  Adresse
  3333.        so wie von Ihnen benötigt.
  3334.